Wolontariat jako element działań organizacji jest, a przynajmniej powinien być włączony w jej PR i komunikację. Mówiąc i pisząc o wolontariacie promujemy zarówno samo zjawisko bezinteresownej pomocy, jak i naszą organizację i możliwości wolontariatu, jakie stwarza.
To od komunikacji zależy czy w przyszłości będziemy mieli wolontariuszy i jaki będzie społeczny odbiór naszych działań wśród społeczności lokalnej. Jednak taki wolontariat to przede wszystkim działania samych zaangażowanych wolontariuszy. Wolontariusze ci także komunikują o swoich działaniach i wykorzystują do tego wszystkie dostępne im media, a przede wszystkim media społecznościowe, w postaci zarówno mediów typowo tekstowych, jak i wykorzystujących obrazy i multimedia.
Za komunikację tę odpowiadają osoby, która same angażują się i doświadczają emocji związanych z pracą i zmianą, jaką ta praca przynosi. Komunikują wszystko w pierwszej osobie – to „ja” jestem wolontariuszem, pomagam, wnoszę tę zmianę, pokazuję rezultaty mojego zaangażowania.
Taka komunikacja różni się znacząco od tego, co niosą oficjalne treści tworzone przez organizację. Jej atutem jest autentyczność przekazu. Wolontariusze budują wizerunek wolontariatu, jako działań tworzonych przez ludzi dla ludzi. Jeśli chcemy pokazać szerokiemu gronu odbiorców, jak działa nasz wolontariat, to do szerszej publiki dotrze przekaz naszych wolontariuszy, niż nasz własny.
Dlatego zamiast konkurować informacyjnie z wolontariuszami albo, co gorsza, zabronić im indywidualnej komunikacji, efektywniej jest połączyć siły i zacząć działać razem.
Jak ułożyć działania komunikacyjne z wolontariuszami
1. Wymyśł własny hashtag
Ustal własny, wyjątkowy hashtag (#tag) dla wolontariatu w twojej organizacji lub konkretnej akcji, którym będą posługiwali się wolontariusze.
2. Wykorzystaj istniejące hashtagi
Poproś o wykorzystywanie istniejących i powszechnie używanych w polskich mediach społecznościowych #tagów: #wolontariat – dla wolontariatu, #nonprofitPL – dla działań organizacji pozarządowych, #CSRwPL – dla działań odpowiedzialnego biznesu i wolontariatu pracowniczego, oraz #tagów odpowiednich dla miejscowości, np. #warszawa, #plock, #trojmiasto.
3. Oznaczaj organizację i partnerów
Przekaż wolontariuszom informacje o profilach w mediach społecznościowych i stronach www zarówno twojej organizacji jak i partnerów społecznych z którymi działasz. Poproś wolontariuszy o ich oznaczanie w swoich wypowiedziach poprzez @tagi (tagi oznaczające użytkowników np. @FOB_Poland, @wolontariat_pl) lub zamieszczanie linków do stron www.
4. Przygotuj przykładowe wiadomości
Posługiwanie się mediami o krótkim przekazie – jak Twitter – może być trudne dla niewprawionych osób. Przygotuj kilka przykładowych tweetów lub informacji do wykorzystania. Wolontariusze na ich podstawie szybko nauczą się, jak konstruować takie przekazy.
5. Przekaż szczegółowe informacje na temat działania
Jeśli wolontariusze chcą napisać o swoich działaniach na własnych blogach, dostarcz im informacje o nazwie twojego projektu, sposobie pisania o działaniach czy informacji o finansowaniu – dzięki temu unikniesz przejęzyczeń i nieścisłości w tekście, a powstały tekst pomoże w promowaniu twojej organizacji.
6. Uczul na ochronę wizerunku
Uczul wolontariuszy na wykorzystanie zdjęć, które wrzucają do sieci – szczególnie gdy posługują się czyimś wizerunkiem. Jeśli wolontariusze chcą napisać o swoim wydarzeniu po zakończeniu akcji lub działań to dostarcz im odpowiednie zdjęcia – najlepiej takie, na których są oni sami.
7. Zastanów się nad trasmisjami na żywo
Przemyśl razem z wolontariuszami możliwość pokazywania tego, co robią na żywo poprzez aplikacje transmitujące video, takie jak Periscope lub Meerkat. Są to nowe i coraz bardziej popularne media, jednak w pełni angażują osobę, która się nimi zajmuje. Wolontariusz publikujący taką transmisję raczej nie pomoże w pracy swojemu zespołowi.
8. Śledź i reaguj
Działania w mediach społecznościowych bazują na interakcji. Wolontariusze mogą spotkać się ze słowami krytyki lub z hejtem. Mogą nie być na to przygotowani – dlatego umożliw im rozmowę o takich problemach z osobami odpowiadającymi w twojej organizacji za komunikację.
9. Monitoruj internet
Odpowiednie przygotowanie #tagów i @tagów umożliwi obserwowanie na żywo tego, co się dzieje w mediach społecznościowych oraz monitoring. Działania te powinny być śledzone przez twoją organizację, żeby móc wspierać wolontariuszy, szczególnie kiedy wystąpią przypadki hejtu lub kiedy zadane im zostaną pytania, na które powinien odpowiedzieć koordynator wolontariatu lub oficjalny przedstawiciel organizacji.
10. Doceniaj
Doceń to, co komunikują wolontariusze – cytuj, przekazuj dalej, komentuj na żywo w mediach społecznościowych to, co publikują. Podziękuj im w mediach społecznościowych w których działali – oczywiście z oznaczaniem ich za pomocą odpowiednich #tagów i @tagów 😉
Po co to wszystko
Przez taką współpracę zyskujemy przede wszystkim możliwość dotarcia do szerszej publiki – potencjalnych wolontariuszy, czy darczyńców. Budujemy także swój własny wizerunek i pokazujemy nasze działania. Nawet, jeśli nie uda nam się przebić w regularnych mediach, to media społecznościowe pokażą co i jak robimy.
Jedynym mankamentem takiej współpracy jest konieczność budowania swojej obecności w mediach społecznościowych. W mediach tych trzeba być obecnym, a nie bywać. Bez tego nasz wizerunek, który został zbudowany między innymi przez wolontariuszy, będzie coraz mniej wyrazisty, aż zniknie – więc, jeśli jeszcze cię nie ma w mediach społecznościowych, albo podchodzisz do nich z rezerwą, to pora przemyśleć tę strategię komunikacji, a przynajmniej jej spróbować.
Wpis ten jest zmodyfikowaną wersją artykułu, który przygotowałem na potrzeby publikacji „Komunikacja a wolontariat” na temat komunikacji w wolontariacie pracowniczym, wydanej przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu. Wkrótce ukaże się ona jako bezpłatny pdf na portalu odpowiedzialnybiznes.pl.
Podobał ci się ten tekst?
Postaw mi za to kawę, pomoże to mi pisać kolejne.
10 prostych rzeczy, które pomogą twoim wolontariuszom w pisaniu o swoich działaniach w mediach społecznościowych by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.