Press "Enter" to skip to content

Strona www jako projekt społeczny – moje doświadczenia z oceny wniosków

Od końca 2016 jak reprezentant Forum Odpowiedzialnego Biznesu biorę udział w pracach Komisji Dialogu Społecznego ds. Organizacji Wspierających działającej w Centrum Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy. Komisja rekomendowała mnie do oceny wniosków w ciekawym konkursie ofert Wsparcie warszawskich organizacji pozarządowych – strona internetowa oraz identyfikacja wizualna. Do konkursu wpłynęło ponad 60 ofert, a jako oceniający mam wiele spostrzeżeń na temat tego, z czym spotkałem się we wnioskach i jakie błędy robią wnioskodawcy.

Konkurs dotyczył 2 aspektów wzmocnienia instytucjonalnego organizacji:

  • Stworzenie lub modyfikacja strony www, w szczególności dostosowanie jej do wytycznych WCAG 2.0
  • Stworzenie identyfikacji wizualnej organizacji

Bardzo mało ofert zakładało zajęcie się tematem identyfikacji wizualnej, a większość dotyczyła chęci zmiany lub stworzenia strony www. Dlatego skupię się tylko na stronach internetowych, bo tu było najwięcej spostrzeżeń.

Zarówno dla osób piszących wnioski jak i oceniających taki konkurs jest dużym wyzwaniem. Przy otwartych konkursach ofert wykorzystywany jest jeden wzór wniosku unormowany rozporządzeniem ministra. Wniosek taki nadaje się do opisania w nim działań społecznych, ale trudno jest w nim dobrze opisać realizację zadań w tak wyjątkowym zakresie jak strona www.

Mam nadzieję, że ten wpis będzie dla was ułatwieniem, bo jest pisany z praktyki i wiedzy, która mam po przejrzeniu wszystkich zakwalifikowanych do oceny ofert.

Opisane poniżej błędy nie dyskwalifikują projektów, ale są to te rzeczy, na które przy ocenie komisja zwraca uwagę.

Mechanizm oceny

Jako oceniający chciałbym zwrócić uwagę na jeden bardzo ważny aspekt oceny każdego wniosku, w każdy otwartym konkursie ofert. Nie możemy ocenić tego, czego we wniosku nie ma. Jeśli czegoś nie napiszecie, to dla nas – oceniających – to nie istnieje.

Akurat w tym konkursie wchodziłem na strony www organizacji i sprawdzałem ich wygląd i funkcjonowanie. Nie jest to jednak regułą i wynika raczej ze specyfiki samego konkursu.

Cele

Celem konkursu jest wzmocnienie twojej organizacji, poprzez dostosowanie jej strony www do potrzeb osób z niepełnosprawnościami oraz stworzenie identyfikacji wizualnej.

Wzmocnienie to musi realnie przełożyć się na sytuację twojej organizacji, to znaczy:

  • organizacja trafi ze swoją ofertą do nowych odbiorców,
  • zwiększy się liczba odbiorców działań twojej organizacji,
  • twoja oferta będzie bardziej konkurencyjna na rynku,
  • twoja organizacja będzie mogła znaleźć nowych partnerów, sponsorów, lub mecenasów;

Samo zmodyfikowanie strony nie może być celem samo w sobie. Z punktu widzenia oceniających kluczową informacją jest to, co da twojej organizacji zmodyfikowanie lub stworzenie strony www i to właśnie powinno być opisane jako cele projektu. I tak jak cele każdego projektu powinno być odpowiednio owskaźnikowane, dzięki czemu będzie wiadomo, w jakim stopniu po projekcie cele zostały osiągnięte.

Najczęstsze błędy

  • Cel projektu jest opisany (błędnie) jako “dostosowanie strony www”, ale z opisu nie wynika nic poza tym. Nie wiadomo jakie zmiany wniesie projekt.
  • Brak zrozumienia jak opisać cel, jak dobrać do niego wskaźniki, czym są rezultaty projektu. Serwis internetowy jest produktem, a przez produkty osiągamy rezultaty, przekładające się na określony wpływ.

Zasięg działania organizacji

Ważną informacją dla składających już na etapie formułowania celów jest fakt, że jest to konkurs organizowany przez Urząd m.st. Warszawy. Czyli jest finansowany przez mieszkańców Warszawy ze swoich podatków i ma na celu wzmocnienie instytucjonalne organizacji, z których usług mogą na co dzień korzystać.

Wiele organizacji mających swoje siedziby w Warszawie działa regionalnie albo ogólnopolsko. Strona www z natury jest narzędziem dostępnym globalnie dla osób posługujących się językiem, w którym jest napisana.

Jeśli działania organizacji wykraczają poza Warszawę, a jej serwis internetowy jest narzędziem informacyjnym dla jej odbiorców, to w pierwszej kolejności warto jest zastanowić się nad tym, dlaczego tylko Warszawiacy mają finansować taki projekt? Wkład własny w takich projektach jest kluczowy dla obronienia kosztów budżetowych przez organizację.

Wkład własny będzie zupełnie inaczej oceniany w przypadkach organizacji lokalnych, warszawskich, które swoje działania realizują tylko na terenie miasta lub jednej z jego dzielnic.

Najczęstsze błędy

  • Przebudowa ogólnopolskiego serwisu internetowego dużej ogólnopolskiej organizacji finansowany w całości z budżetu Warszawy, z najniższym możliwym wkładem własnym.

Diagnoza

Projekt nie może istnieć bez problemu. Działania projektu i jego rezultaty mają się przełożyć na jego zniwelowanie. Jako oceniający musimy wiedzieć nie tylko co jest problemem, ale też skąd wiadomo, że jest to problem.

Niedostosowanie strony www organizacji do potrzeb osób z niepełnosprawnościami nie jest samo w sobie wystarczającym powodem dla realizacji projektu. Ale na pewno jest problemem, jeśli jej niedostosowanie wpływa na realizację działań organizacji. To znaczy:

  • Organizacja realizuje działania skierowane do osób z niepełnosprawnościami i korzysta ze strony internetowej jako z medium informacyjnego, a przez jej niedostosowanie nie może w pełni informować swojej grupy docelowej.
  • Organizacja za pośrednictwem serwisu internetowego zamieszcza informacje istotne dla osób z niepełnosprawnościami, z których nie mogą w pełni skorzystać z powodu niedostosowania serwisu (np. porady prawne, baza wiedzy, serwis informacyjny skierowany do takiej grupy docelowej, informacje o źródłach wsparcia, działania integrujące środowisko takich osób za pomocą narzędzi internetowych).
  • W ramach rozwoju swoich działań organizacja chce rozszerzać ofertę swoich działań na osoby z niepełnosprawnościami, a przez niedostosowanie strony nie będzie mogła skutecznie poinformować o tym swoich nowych grup docelowych. Z opisu projektu musi wynikać to, jak organizacja ma zamiar rozszerzać swoją ofertę.

W każdym z tych przypadków strona www znajduje się jako medium dokładnie pomiędzy działaniami organizacji a potencjalnymi odbiorcami tych działań. I właśnie takie ułożenie w logice projektowej ma sens.

Na etapie oceny chcemy wiedzieć także skąd wiadomo, że osoby z niepełnosprawnościami mają utrudniony dostęp do oferty organizacji:

  • Czy organizacja prowadziła badania / diagnozowała ten temat i pytała osoby z niepełnosprawnościami o dostępność własnej oferty?
  • Czy osoby z niepełnosprawnościami sygnalizowały potrzebę zmian? Czy sformułowały konkretne oczekiwania wobec organizacji?

Jeśli projekt zakłada modyfikację istniejącej strony (a większość składanych projektów zwykle to zakłada), to diagnoza musi pokazać, że strona www rzeczywiście jest wykorzystywanym medium informacyjnym. Na etapie oceny ważne są 2 wskaźniki:

  • Statystyki odwiedzin serwisu – Liczba unikalnych użytkowników i sesji w określonym czasie, np. miesięcznie lub rocznie. Są to podstawowe statystyki dostępne w narzędziach analitycznych (np. Google Analytics, Piwik, Open Web Analytics itp.)
  • Liczba informacji w serwisie – Jak często pojawiają się nowe informacje? Czy serwis żyje, czy jest tylko statyczną wizytówką organizacji? Liczba aktualności nie musi być duża, ale musi odpowiadać charakterystyce pracy organizacji i jej ofercie.

Najczęstsze błędy

  • Powodem realizacji projektu jest chęć dostosowania strony internetowej do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, tylko dlatego, że „inni już mają takie strony”.
  • Nie wiadomo skąd wynika potrzeba zmiany. Wnioskodawca nie pisze skąd wie lub po czym wnioskuje, że taka zmiana jest niezbędna.
  • Organizacja nie realizuje działań na rzecz osób z niepełnosprawnościami oraz nie informuje, czy zamierza je wprowadzić.

Działania

Wśród działań opisywanych w projektach jak mantra przejawia się dostosowanie stron do SEO, czyli zoptymalizowanie ich pod kątem wyszukiwarek internetowych. Takie działanie jest jak najbardziej słuszne, ale SEO to nie jednorazowe działanie, tylko ciągły proces.

Samo dostosowanie strony do SEO nic nie da, jeśli kolejne zamieszczane w niej treści nie będą do SEO dostosowane. Jeśli twoja organizacja zakłada korzystanie z możliwości, jakie daje SEO, to na etapie wniosku musisz pokazać, że jest do tego przygotowana i ma odpowiednią kadrę która zna zasady optymalizacji.

Konkurs zakłada dostosowanie stron do potrzeb osób z niepełnosprawnościami zgodnie z wytycznymi WCAG 2.0. Pisanie o “dostosowaniu do wytycznych WCAG 2.0” jest we wniosku konieczne i wystarczające.

Konieczne – bo wiele organizacji utożsamia dostosowanie do osób z niepełnosprawnościami tylko do kontrastowej strony i możliwości powiększania tekstu.

Wystarczające – bo zarówno urzędnicy, jak i członkowie Komisji Dialogu Społecznego oraz oceniający wiedzą dokładnie czym jest WCAG 2.0, kto za nim stoi, kiedy i jak powstał oraz co zakłada. Nie trzeba tego opisywać we wniosku. Lepiej przeznaczyć to miejsce na bardziej potrzebne informacje.

Najczęstsze błędy

  • Dostosowanie strony do SEO opisane jako jednorazowe działanie, bez pokazania, że w organizacji zostanie wiedza na temat optymalizowania treści.
  • Kopiuj-wklej z wytycznych WCAG w treści wniosku.

Budżet

Modyfikacja lub stworzenie od zera strony www może być drogie. Ale inaczej będzie wyceniane zrobienie prostej strony www z kilkoma podstronami, a inaczej zaawansowanego serwisu z dodatkowa strefą zamknięta z informacjami dla użytkowników. Rozpiętość cenowa sięga tu nawet 20000 złotych. Jednak w każdym budżecie, jako usługa zlecana na zewnątrz, wykonanie takiej strony zamyka się w jednej pozycji budżetowej. Nie ma w tym nic złego, pod warunkiem, że w innych częściach wniosku zostanie opisane co wchodzi w zakres modyfikacji tego serwisu.

Projekt może być jednoroczny ale zakłada 3 letni okres trwałości, czyli stworzone strony muszą być utrzymane przez organizację przez minimum 3 lata. Błędem jest zakładanie finansowania hostingu strony przez 3 lata z budżetu projektu, a takie przypadki były częste. Poniesione koszty powinny finansować usługi odbywające się w okresie finansowania projektu. Nie mogą one wychodzić poza ten okres.

Jedną z kluczowych informacji dla wnioskodawców powinna być też ta, że komisja zna ceny rynkowe usług informatycznych, hostingu, domen i certyfikatów SSL. Wiemy w jakich widełkach powinny się mieścić. Nie warto szarżować z wyceną.

Najczęstsze błędy

  • Krótki opis modyfikacji strony www wraz z jedną pozycją budżetową dotyczącą “modyfikacji strony”.
  • Finansowanie z budżetu usług wieloletnich wychodzących poza okres realizacji projektu.
  • Przebudowa ogólnopolskiego serwisu internetowego dużej ogólnopolskiej organizacji finansowany w całości z budżetu Warszawy, z najniższym możliwym wkładem własnym.
  • Zawyżone koszty, np. kilkakrotnie wyższe koszty dzierżawy domeny .pl niż koszty rynkowe.

Utrzymanie rezultatów

Stworzona strona www musi żyć w organizacji przez co najmniej 3 lata. Oznacza to, że nie powinna być zostawiona sama sobie. Dotyczy to trzech aspektów utrzymania.

Merytorycznego, czyli dodawania nowych treści i informacji na stronie:

  • Kto w organizacji tworzy i redaguje treści, jaki ma do tego przygotowanie lub doświadczenie?
  • Jakie treści poza pisanymi będą wprowadzane na stronę (infografika, grafika, video, zdjęcia), kto się tym zajmie i jakie ma w tym zakresie przygotowanie lub doświadczenie?
  • Jak strona będzie połączona z mediami społecznościowymi organizacji?

Technicznego, czyli utrzymania funkcjonalności strony:

  • Kto będzie zajmował się aktualizacją systemu CMS (systemu zarządzania treścią)?
  • Kto będzie monitorował zabezpieczenia strony?
  • Kto będzie odpowiedzialny za tworzenie kopii awaryjnych?

Finansowego, czyli kosztów utrzymania:

  • W jaki sposób organizacja zapewni koszty hostingu i domeny w kolejnych latach?

Z wniosku musi wynikać, że w powyższych aspektach organizacja wie, co i jak ma robić. Może mieć kompetentnych pracowników i wolontariuszy, może chcieć ich dopiero pozyskać, albo może zlecić takie działania na zewnątrz.

Najczęstsze błędy

  • We wniosku nie ma żadnej informacji o utrzymaniu serwisu po zakończeniu projektu.
  • Doświadczenie i wiedza zasobów kadrowych opisanych we wniosku nie gwarantuje utrzymania strony po zakończeniu projektu.

Podsumowanie

Opisane poniżej błędy nie dyskwalifikowały projektów, ale są to te rzeczy, na które przy ocenie komisja zwracała uwagę. W konkursie punktowanych było wiele aspektów każdej oferty. Wnioski zawierające takie powyższe błędy mogły zostać wysoko ocenione w innych częściach i mogły nawet dostać dofinansowanie.

Ale wystrzeganie się takich błędów w przyszłości na pewno sprawi, że oceny będą wyższe, a otrzymanie dotacji bardziej prawdopodobne.

Niniejszy wpis dotyczył tylko jednego konkursu ofert z jednego miasta. Nie wiem, czy w innych miastach istnieją podobne inicjatywy, ale jeśli istnieją i są podobnie skonstruowane, do z dużym prawdopodobieństwem oceniający je będą mieli podobne spostrzeżenia. Jeśli spotkaliście się z takimi konkursami, to dajcie znać w komentarzach.

Wpisem można się też posiłkować przy opisie tworzenia każdej strony www w projekcie. Żeby nie było ona dla projektu społecznego tym, czym lotnisko dla samorządowych projektów infrastrukturalnych 😉

Powodzenia!

CC BY-NC-SA 4.0 Strona www jako projekt społeczny – moje doświadczenia z oceny wniosków by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.

One Comment

  1. Arkadiusz
    Arkadiusz 14 maja 2018

    ja najdłużej zatrzymałam się przy podpunkcie błędy. Bardzo interesujące wnioski.

Dodaj komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: