Większość możliwych do pozyskania gratów nie finansuje 100% naszych działań. Grantodawca wymaga od nas wkładu własnego, czyli zaangażowania własnych środków równolegle ze środkami pozyskanymi od niego. Aby nie wymagać od organizacji bezwzględnego wykładania na ten cel środków finansowych, niektórzy grantodawcy pozwalają na wkład własny w różnych formach, ale najłatwiejsza formą jest wkład osobowy – w postaci pracy pracy wolontariuszy. Tylko jak przełożyć pracę wolontariuszy na finanse?
Czy wolno nam to zrobić?
Zanim zdecydujemy się na planowanie w projekcie wkładu własnego osobowego musimy upewnić się, że wolno nam to zrobić. Informacje na ten temat powinny znajdować się w dokumentacji każdego funduszu lub konkursu. Może się okazać, że nie jest to możliwe a wnioskodawca życzy sobie tylko i wyłącznie wkładu własnego finansowego.
Niechlubnym przykładem takich regulaminów są Programy Operacyjne Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w których można znaleźć zapisy w stylu:
Uwaga! Kosztów pracy wolontariuszy nie należy mylić z wyceną pracy wolontariuszy, która nie może być uwzględniana w budżecie zadania – patrz §16 ust. 5 regulaminu.
Zgodnie z art. 45 i art. 46 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, jako koszt pracy wolontariuszy mogą być wliczone jedynie faktycznie poniesione przez organizatora koszty diet, podróży służbowych oraz ubezpieczeń, a także inne koszty niezbędne dla wykonania przez wolontariuszy świadczenia na rzecz wnioskodawcy.
Sprawia to, że MKiDN jest jedynym ministerstwem, które nie akceptuje wolontariatu jako wkładu własnego. Co ciekawe, równolegle finansuje projekty, które mają zaangażować wolontariuszy do działań kulturalnych, takie jak wolontariat w bibliotekach. Nie ogarniam tego absurdu, ale widocznie „kultura” rządzi się własna logiką.
Co jeśli w zasadach funduszu nie ma jasno opisanej takiej możliwości? Najwygodniej zadzwonić i się doinformować, żeby nie być zdziwionym po ocenie wniosku.
Czy nie mamy narzuconej wyceny pracy wolontariusza?
Niektórzy grantodawcy, aby ułatwić nam pracę z wyceną działań wolontariuszy, narzucają na sztywno wartość godziny pracy wolontariusza. Informacje o tym zawsze są dostępne w dokumentach funduszu lub konkursu ofert.
Przykładem takich wycen są te, które były dostępne w programie Obywatele dla Demokracji (pdf).
Skąd wziąć wartość deklarowanej pracy wolontariusza?
Z życia! Najlepszym sposobem wyceny jest porównanie ile musielibyśmy zapłacić za taką pracę osobie, którą chcielibyśmy w projekcie zatrudnić. Wycena powinna opierać się na cenach rynkowych.
Co ważne powinniśmy w dokumentacji mieć cokolwiek, co pokazuje nam skąd wzięliśmy taka wycenę. Te dokumenty mogą się przydać w przypadku negocjacji umowy, jeśli grantodawca wskaże nasza wycenę jako zbyt wysoką.
Dla przykładu – jeśli naszym wolontariuszem jest tłumacz, to powinniśmy wycenić jego prace na podstawie cenników pracy tłumaczy w naszej miejscowości, i najlepiej takie cenniki zachować „na wszelki wypadek” w dokumentacji projektowej.
Przykłady wycen pracy wolontariusza znajdują się w portalu wolontariat.org.pl, polecam je przejrzeć ze względu na konkretne przykłady i źródła danych.
Godzina czy efekt?
W niektórych przypadkach wolontariusz będzie wykonywał swoje obowiązki w sposób, w którym będziemy mogli rozliczyć go z godzin pracy. Podstawa do takiego rozliczenia jest wartość godziny jego pracy oraz ilość przepracowanych godzin. Wartość powinniśmy znać z wyceny, a dokumentem pokazującym czas pracy wolontariusza jest karta czasu pracy (doc), którą wolontariusz wypełnia każdego dnia swojej pracy.
Jednak jeśli wolontariusz będzie realizował działanie, które będziemy rozliczali poprzez jego efekt – na przykład stworzenie strony www projektu – wtedy warto jest wycenić wartość jego pracy na podstawie cen rynkowych i wpisać tę wartość bezpośrednio w umowę o wolontariacie. Uwaga – w niektórych przypadkach grantodawcy życzą sobie tylko i wyłącznie rozliczania godzinowego – wtedy musimy wycenić takie działania jak w przypadku pierwszym, co może być skomplikowane, ale jest możliwe.
Jak przechowywać dokumentację?
Wszystkie dokumenty wolontariuszy – czyli umowy i kart czasu pracy przechowujemy równolegle z dokumentacją finansowo projektu. Jest ona ważna, ponieważ kontrola finansowa, która może się zjawić po zakończeniu projektu, przejrzy nie tylko dokumenty finansowe, ale również dokumentujące wkład własny.
Jeśli go nie znajdziemy, może się okazać, że zapewnienie wkładu własnego nie zostanie uznane i w najgorszym przypadku będziemy musieli oddać dotacje lub jej część.
Podobał ci się ten tekst?
Postaw mi za to kawę, pomoże to mi pisać kolejne.
Jak wycenić wolontariat jako wkład własny do projektów? by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.