W latach 2008 i 2009 w czasach, kiedy zarządzałem Centrum Wolontariatu w Kielcach miałem okazję prowadzić sztaby WOŚP podczas Wielkich Finałów. I do tej pory mam naprawdę fajne wspomnienia po tych działaniach, chociaż z samych finałowych wydarzeń w mieście nie pamiętam nic. Bo ze sztabu wyszliśmy tylko na chwilę, na Światełko do nieba. Ale jeśli chcesz się sprawdzić w ekstremalnych warunkach, zarządzając dużą grupą osób, to gorąco ci takie sztabowe doświadczenie polecam.
Właśnie ruszyła rejestracja sztabów dla kolejnego Wielkiego Finału. Jeśli czujesz się na siłach poprowadzenia takiego sztabu w swojej miejscowości, bazując na zasobach Twojej organizacji, to masz okazję na swój WOŚPowy debiut.
Jeśli jeszcze nie czujesz się na siłach, to zawsze możesz pomagać jako wolontariusz – nie koniecznie ten biegający z puszką. Sztaby tez potrzebują ludzi do pomocy. Możesz w ten sposób nauczyć się jak działa sztab od kuchni i spróbować w kolejnym roku.
Chciałem ci opisać co mi i mojej ówczesnej organizacji dało stanie na czele sztabów i które z tych doświadczeń zaowocowały w kolejnych działaniach.
1. Znajomość prawa
Wrycie na pamięć Ustawy zasadach prowadzenia zbiórek publicznych ze wszystkimi aktami wykonawczymi i zrozumienie procesu kontroli zbiórki. Jeśli chcesz działać, to musisz zrozumieć ramy prawne, w których funkcjonujesz. Ustawa nie jest trudna, a na temat organizacji zbiórek powstało już wiele poradników. Pomimo tego, że za sam Wielki Finał odpowiada Fundacja, warto jest potraktować to jako pretekst do nauczenia się jak od podstaw przygotować i rozliczyć zbiórkę.
W każdej organizacji pozarządowej taka wiedza pozwala na przygotowanie i realizację kolejnych, samodzielnych zbiórek. Nam pomogła później dzięki ofiarności Kielczan dołożyć fundusze na leczenie pewnego człowieka, który żył górami. O jego zmaganiach z chorobą możecie poczytać tutaj.
Dodatkowo na pamięć wryliśmy wszystkie regulaminy i wytyczne WOŚP. Dzięki nim zrozumieliśmy jakie mamy odpowiedzialności i co możemy, czego nie możemy, a czego nie powinniśmy robić. Ta wiedza też nam się przydała. Szczególnie, że WOŚP to kopalnia dobrych praktyk jeśli chodzi o sposoby przygotowania i realizacji zbiórki publicznej, a najlepiej uczyć się od najlepszych.
2. Ogarnięcie biurokracji
Nasz sztab nie był duży. Miał około 150 osób – tzn. tych, którzy zgodnie z wytycznymi chodzili z puszkami. Chcieliśmy więcej, ale tylko tyle formularzy dla wolontariuszy dostawaliśmy, ze względu na to, że w naszym mieście działały też inne sztaby. W rzeczywistości osób zaangażowanych po naszej stronie w Finał było więcej.
Ze względów bezpieczeństwa wolontariusze zawsze chodzili w grupach. Osoba kwestująca, czyli ta, która nosiła puszkę, oznaczona identyfikatorem WOŚP i oficjalnie zgłoszona do zbiórki publicznej, wspierana była przez swoich znajomych – działających jako wolontariusze Centrum Wolontariatu. Pomagali oni w zbiórce naklejając serduszka darczyńcom. Dzięki temu mogli działać nie nosząc oficjalnych identyfikatorów WOŚP. Nie mieli oni prawa kwestować – czyli trzymać puszki, co zresztą było im dokładnie powiedziane. Dura lex, sed lex. Ale byli z takiej możliwości współpracy zadowoleni, my zresztą też.
Na taką możliwość działania wpadliśmy, bo dobrze odrobiliśmy lekcję z punktu pierwszego. Ale efekt takiej organizacji sztabu był taki, że do 150 zgłoszeń kwestujących dochodziło prawie drugie tyle zgłoszeń osób, które w tym dniu stawały się wolontariuszami Centrum Wolontariatu. Na ogarnięcie tych dokumentów biuro potrzebowało tygodnia i 3 osób zaplecza działających rotacyjnie, bo wszystkie spływające do nas dokumenty były przygotowywane, sprawdzane, wypełniane, kontrolowane, sortowane a niektóre były donoszone, uzupełniane itd.
Dodatkowo w naszej organizacji zabezpieczaliśmy się na przyszłość. Zgodnie z dokumentami WOŚP dane osobowe osób kwestujących, czyli potocznie wolontariuszy WOŚP, może przetwarzać tylko sam WOŚP. Osoby zgłaszające się do naszego sztabu wypełniały dodatkową zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych. Dzięki temu my również mogliśmy zgodnie z prawem wciągnąć ich do naszej bazy kontaktów i informować o naszych kolejnych inicjatywach. No i doszedł dodatkowy dokument do wypełnienia.
Potrzeba pilnowania tego wszystkiego w krótkim czasie zaowocowała samoczynnym powstaniem procedur obiegu dokumentów i struktury odpowiedzialności. Jeśli chcesz się przekonać jak organizacja o nieformalnej strukturze ewoluuje do organizacji z wewnętrznymi procedurami, to sztab będzie na pewno twoim studium przypadku – i to na żywo.
3. Ludzie, kontakty i wolontariusze
Hasło WOŚP otwiera drzwi wielu placówek i szkół, które chcą dołączyć do akcji. Niektóre drzwi zamyka, ale mówi się trudno. Dzięki nawiązanym przez sztab kontaktom udawało się wypracować dłuższą współpracę i wciągać te podmioty w kolejne działania i projekty. Bardzo często osoby, dla których udział w Wielkim Finale był pierwszą działalnością społeczną, wracali do nas i szukali innych możliwości wolontariatu.
Kilka szkół wręcz rezerwowało sobie z dużym wyprzedzeniem nas jako sztab główny, który obsługiwał ich uczniów. Co ciekawe trafiła się nam szkoła sąsiadująca z naszą organizacją, o dość nieciekawej opinii szkoły dla trudnej, wykluczonej społecznie młodzieży i nieuków. Tymczasem byli to najlepiej zorganizowani i najbardziej zaangażowani młodzi ludzie, z jakimi przyszło nam pracować. Nie warto jest wierzyć w obiegowe opinie.
Czas finału to także czas, kiedy każdym sztabem interesują się media. I to wręcz same wchodzą do sztabów, dopytując się co się dzieje i jak idą przygotowania. Złapanie kontaktów z dziennikarzami piszącymi o sprawach społecznych i przemycenie im przy okazji takich odwiedzin informacji o naszej organizacji i innych naszych projektach, pozwoliło nam wypromować się w lokalnej prasie.
4. Pewność siebie
Działania w sztabie były dla mnie, introwertyka, terapią szokową. Po prostu nie było możliwości schowania się pod stół i ktoś musiał wydeptać niektóre ścieżki i wynegocjować różne sprawy. I zwykle ta odpowiedzialność spadała na szefa sztabu.
Od czasu mojego pierwszego finału nie mam lęku przed dzwonieniem gdziekolwiek i negocjowaniem darowizn. Kawa i ciacho dla wolontariuszy? Nie ma sprawy. Dajcie mi listę kawiarni i sklepów, i wypuśćcie w teren. Potrzebny prowiant? Gdzie jest lista hurtowni spożywczych i telefon?
Tylko, żeby przełamać moje własne bariery potrzebowałem bata w postaci finału i kilkuset wolontariuszy, którzy na mnie i naszą organizację liczyli.
5. Satysfakcja
To jest coś, co dotarło do mnie dopiero po jakimś czasie. Świadomość tego, że w ciągu jednego dnia zarządzało się pracą sztabu opiekującego się na ponad 200 aktywnych wolontariuszy, których obsługiwało się praktycznie na bieżąco, zapewniło bezpieczeństwo im i zebranym przez nich funduszom, po czym rozliczyło ich i cały sztab. To nie jest małe działanie, to tak naprawdę jest potężny projekt.
Najważniejsze jest to, że daje właśnie takie doświadczenie, jakie daje realizacja dużych projektów.
A satysfakcja? Satysfakcją było ręczne wypełnianie podziękowań i dyplomów dla każdej osoby, która dzięki temu projektowi mogła się zaangażować w Finał i właśnie w tamtym dniu, dzięki nam i naszej pracy, mogła dać z siebie wszystko.
Po Finale
O tym się nie mówi, ale po finałach zwykle zostaje trochę rzeczy, które można wykorzystać. Nasi wolontariusze byli wdzięczni za suchy prowiant, którym ich dokarmialiśmy jeszcze parę tygodni po finale, podczas różnych innych akcji i szkoleń. A za wszystkie szybko psujące się rzeczy do jedzenia byli wdzięczni podopieczni pobliskiej noclegowni Caritas.
Najlepszy recycling, to wykorzystanie nieużywanych puszek, których zwykle dosyłany jest spory zapas. Sposób podpatrzyliśmy w reportażu WOŚP, który wspierał na Ukrainie akcję i zbiórkę publiczną Serce do serca. Otóż puszkę można złożyć „na lewo” – szarą tekturą na zewnątrz – i po oklejeniu wykorzystać do innych zbiórek publicznych. Do naszej organizacji zawsze trafiali ludzie, którzy poszukiwali puszek na swoje zbiórki i ten patent bardzo im się podobał. A my się cieszyliśmy, że puszki są potrzebne i nie musimy ich wyrzucać.
Efekty dodany
Prowadzenie sztabu, to poza niewyspaniem, obowiązkami i odpowiedzialnością także dobra zabawa. To siedzenie po nocach, składanie i zabezpieczanie puszek dla wolontariuszy. To dopracowywanie sposobów szybkiego liczenia pieniędzy. To tworzenie własnych pokręconych rozwiązań w Excelu sumujących na bieżąco rozliczenia wolontariuszy. To taszczenie przez miasto do banku potężnej walizki wypełnionej miedziakami. To nieformalne konkursy na najbardziej odjechaną rzecz wyciągniętą z puszki.
Ale najlepszym efektem dla mnie był moment, kiedy nasz synek rodził się w otoczeniu sprzętu oklejonego serduszkami, a w jego książeczce zdrowia na pierwszej stronie pojawił się wynik przesiewowego badania słuchu noworodków z logo Orkiestry.
To co, podejmiesz w tym roku to wyzwanie?
A może masz własne doświadczenia z prowadzenia sztabu i chcesz coś dodać? Zapraszam do podzielenia się tym w komentarzach.
foto w nagłówku – źródło: materiały prasowe WOŚP
Podobał ci się ten tekst?
Postaw mi za to kawę, pomoże to mi pisać kolejne.
5 rzeczy, które daje prowadzenie sztabu WOŚP by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.