Jak poradzić sobie z wkładem własnym w postaci wolontariatu we FIO 2018

Wkład własny we FIO 2018 nie jest wymagany. Ale warto go mieć, bo jak wskazuje regulamin „ocenie merytorycznej podlega zasadność planowanych kosztów w stosunku do celów, rezultatów i zakresu działań, które obejmuje oferta. W związku z powyższym, wniesienie wkładu własnego, w zależności od specyfiki zadania, może mieć wpływ na ocenę merytoryczną (…)” Biorąc pod uwagę coroczną ruletkę punktową, lepiej jest nie tracić punktów na takiej prostej rzeczy i przewidzieć ją już na etapie planowania projektu.

Jeśli miałbym prostym językiem napisać jak czytać powyższy zapis – to brzmi on mniej więcej tak: W każdym projekcie powinien być wkład własny, bo z każdym wskazaniem eksperta oceniającego, że go nie uwzględniono, stracisz punkty w ocenie merytorycznej. Z drugiej strony nie znam ekspertów, którzy czepiliby się, że wkładu własnego jest za dużo. Recepta na niestracenie punktów jest więc prosta – na wszelki wypadek miej wkład własny w ofercie.

Planowanie

Jedną z form wkładu własnego jest wkład osobowy. Wycena wkładu własnego osobowego we FIO 2018 jest prostsza, bo regulamin konkursu narzuca określone stawki:

• w przypadku prac administracyjnych i pomocniczych 30 zł / godzinę
• w przypadku prac ekspertów i specjalistów 100 zł / godzinę

Tak przyjęta kalkulacja wymusza od nas na etapie przygotowywania kosztorysu trzymania się kalkulacji godzinowej. To znaczy pracę przeznaczoną dla wolontariuszy planujemy na określoną liczbę godzin jako jednostek i mnożymy przez stawkę.

Kalkulacja godzin wolontariatu nie jest zależna od liczby wolontariuszy. To znaczy, że jedną pozycję kosztorysu można pokryć wolontariatem kilku osób działających równolegle. Na przykład „pomoc wolontariuszy w przygotowaniu konferencji” wyceniona na 10 godzin x 30 zł = 300 zł wkładu własnego, będzie jednym kosztem, a może być rozliczona przez 2 godzinny wolontariat 5 wolontariuszy pracujących razem.

Wolontariusze mogą być zaangażowani jako kadra projektu, szczególnie jeśli są ekspertami i specjalistami. Wycena ich pracy jest wtedy wyższa, ale w ofercie musza być zaprezentowani jako kadra z odpowiednimi kwalifikacjami. Można to zrobić na 2 sposoby:

• W części „Zasoby kadrowe przewidywane do zaangażowania przy realizacji zadania publicznego” opisać dokładnie osoby przyporządkowane do zadań i ich kwalifikacje.
• W części „Zasoby kadrowe przewidywane do zaangażowania przy realizacji zadania publicznego” opisać kwalifikacje niezbędne zaangażowania osoby jako wolontariusz do konkretnego zadania, w tej samej części wniosku uwzględnić osobę odpowiedzialną za rekrutację specjalistów, wolontariuszy lub współpracowników do projektu, a w harmonogramie projektu i opisie działań uwzględnić rekrutację wolontariuszy.

We FIO 2018 jest jeden kluczowy zapis, o którym należy pamiętać: Niedopuszczalne jest wykonywanie przez jedną osobę tych samych zadań na podstawie umowy o pracę i porozumienia wolontariackiego lub umowy cywilno-prawnej i porozumienia wolontariackiego. 

Dokumentowanie i rozliczenie

Regulamin w zakresie rozliczenia wolontariatu jest enigmatyczny, bo stwierdza tylko, że „Rozliczenie wkładu osobowego obejmuje w szczególności zawierane porozumienie między Zleceniobiorcą a wolontariuszem w formie pisemnej.” To tylko częściowo jest prawda, bo:

• Umowa z wolontariuszem nie musi zawierać określenia liczby godzin które ma przepracować wolontariusz.
• Umowa nie oznacza, że wolontariat się odbył, czyli że obie strony wywiązały się z jej zapisów.
• Wolontariusz może już mieć długofalową umowę na współpracę z organizacją i wtedy rozwiązywanie jej i zawiązywanie nowej na czas trwania projektu jest bez sensu.

Dlatego oprócz podpisania umowy wolontariusze powinni rozliczać realizowany wolontariat za pomocą Karty Czasu Pracy (wzór w DOC). Każdy wolontariusz powinien mieć własną kartę, którą wypełnia po przyjściu na wolontariat. Wypełnione karty od razu pokazują liczbę przepracowanych przez wolontariusza godzin.

Kartę można zmodyfikować – dodać oprócz daty opis konkretnego zadania (za przykład oznaczenia, że w konkretnym dniu była realizowana konferencja lub szkolenie), dodać nazwę projektu, informację o finansowaniu itd. Modyfikujcie wzór wedle uznania, żeby tylko był dla was funkcjonalny.

Na koniec umowy z wolontariuszami razem z kartami ich pracy powinny być przechowywane razem z dokumentacja projektu.

Jeśli wolontariusze przepracują więcej godzin, niż założono w projekcie, to nic się nie stanie. Można wtedy wykazać wyższy wkład własny, niż pierwotnie zakładano. Nie trzeba zwykle tego tłumaczyć i nie stanowi to błędu.

Błędem natomiast jest wykazanie niższego wkładu własnego, niż deklarowano. Dlatego poziom zaangażowania wolontariuszy trzeba monitorować na każdym etapie projektu, żeby się na koniec nie zdziwić.

Inwestycja w wolontariat

FIO 2018 daje możliwość zainwestowania części grantu w rozwój instytucjonalny. W ramach Kosztów związanych z rozwojem instytucjonalnym własnej organizacji (do 20% dotacji) można sfinansować dziąłania skierowane na podnoszenie kompetencji zespołu i pozyskiwanie wolontariuszy.

Warto przy okazji projektu doszkolić się w koordynowaniu pracy wolontariuszy i przygotować materiały, które pomogą ich zdobyć.

To ilu wolontariuszy i na jakich stanowiskach będzie działało w twoim projekcie?

Jak poradzić sobie z wkładem własnym w postaci wolontariatu we FIO 2018 by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.