Czego warto się nauczyć, żeby nie być cyfrowym analfabetą w NGO

„Umiejętność obsługi komputera” jest najbardziej bezsensownym wpisem w każdym CV. Jest pojemna i można w nią wrzucić zarówno programowanie, jak i biegłość w oglądaniu filmików z kotkami w internecie. A jak już przyjdzie co do czego, to nagle nie potrafi się zrobić najprostszych rzeczy albo zamiast na pracy, trzeba się skupić na znalezieniu kogoś, kto to wszystko ogarnie. Gorzej, jeśli nikogo takiego w okolicy nie ma… Poniżej lista naprawdę przydatnych czynności, których można nauczyć się samemu, a które ułatwiają pracę i zapobiegną wpadkom kończących się cyfrowym facepalmem.

Świat cyfrowy i praca przy klawiaturze to świat absurdów. Tytuły i szkoły tu nic nie znaczą a edukacja jest zawsze krok za technologią. Jeśli chcesz być na czasie – to ucz się sam. Taka nauka nie boli, tylko musisz przezwyciężyć swój strach. Nic nie zepsujesz i nikogo taką nauka nie zabijesz. Siebie też nie. Jeśli czegoś nie rozumiesz – to szukaj nauczyciela. A jeśli nie rozumiesz swojego nauczyciela – to go zmień. W internecie są setki ogólnodostępnych poradników i któryś ci na pewno podpasuje.

Praca z technologią dewaluuje się tak szybko, że jeśli obecni informatycy nie doskonalili by się samodzielnie, to za rok/2 lata ich wiedza byłaby nic nie warta – bo technologie na których obecnie pracują byłyby albo przestarzałe, albo już wyszłyby z użycia.W przypadku obcowania z jakąkolwiek technologią bardzo prawdziwe jest jedno ze stwierdzeń Marshalla McLuhana “if it works it’s obsolete” – „Jeśli to działa, to jest przestarzałe”. Jeśli na czymś pracujesz, to rzesze inżynierów i programistów już myślą o kolejnych wersjach tego narzędzia.

Dlatego jest to olbrzymia szansa dla każdego początkującego i niedoświadczonego użytkownika. Ucząc się nowych rzeczy stajesz w tym samym szeregu ludzi, co wszyscy wiedzący i pracujący z technologiami, którzy muszą poznać i nauczyć się wszystkich nowinek. I nie będzie się tu liczył czas pracy czy doświadczenie, tylko efektywność, z jaką nowonabytą wiedzę się przyswoi i wykorzysta.

Poniżej zawarłem kilka rzeczy przydatnych w pracy biurowej w ngo, które są dla mnie moim cyfrowym alfabetem. Bez tego nie byłbym sobie w stanie tak szybko poradzić z najprostszymi rzeczami. Nie ukrywam, że jestem leniwy a większość z tych rzeczy oszczędza mój czas, dzięki czemu mam go więcej na kawę, pogaduchy i oglądanie kotów w internecie.

Zapraszam do przeczytania i podzielenia się twoim alfabetem i umiejętnościami ułatwiającymi tobie życie w cyfrowym świecie.

Czego się nauczyć, żeby nie być cyfrowym analfabetą

1. Podstawy HTML. Tak, HTML. To język opisu stron – nie programowania. Tworzy się w nim strony internetowe – takie jak ta. Jeśli klikniesz w swojej przeglądarce opcję „pokaż źródło” to zobaczysz HTML, czyli kod informujący twoją przeglądarkę co i jak ma wyświetlać na ekranie. Można zauważyć, że nagłówki mieszczą się między znacznikami <h1> </h1>, a tekst pogrubiony między <strong> </strong>. To są właśnie podstawowe znaczniki HTMLa, które często wpisuje się „z ręki” wrzucając dane na stronę www, przygotowując mailingi albo weryfikując to, co wklejamy na stronę www. Dzięki znajomości jesteśmy w stanie szybko wyłowić błędy formatowania i je naprawić i formatować tekst na forach internetowych. I co widzę po ludziach, którzy się tego nauczyli – raz na zawsze oduczyli się wklejać gdziekolwiek tekst z Worda – który oprócz widocznego tekstu zawiera tony śmieci formatujących tekst, które psują wygląd wszystkiego, na co trafią.
2. Jak wygląda format CSV. Brzmi strasznie, co? Tak naprawdę, jest to plik tekstowy z danymi, które oddzielone są przecinkami. W końcu jak sama nazwa wskazuje jest to Comma Separated Value. Jest to podstawowy format w którym możemy zapisać lub wyeksportować dane z dowolnego programu lub aplikacji. Powinniśmy nauczyć się jak taki plik jest skonstruowany – a jest to zwykły plik tekstowy, który można otworzyć notatnikiem, edytorem kodu (nie tekstu) albo notatnikopodobnymi programami na innych platformach. Dzięki tej wiedzy jesteśmy wstanie zaimportować go do dowolnego arkusza kalkulacyjnego, gdzie możemy dalej obrabiać dane. Jeśli mamy dane w CVS, to możemy przerzucić je między dowolnymi programami i platformami, bo jest to podstawowy plik importu/eksportu danych.
3. Jak działają formularze Google albo ich alternatywy. Formularze to jedne z najlepszych narzędzi dla ngo. Pozwalają na stworzenie ankiety albo formularza zgłoszeniowego/rejestracyjnego na dowolne wydarzenie. Do tego, żeby wyglądał on naprawdę profesjonalnie, przydaje się czasami znajomość podstaw HTML, a do przenoszenia zebranych danych przydaje się znajomość formatu CSV. W zależności od rodzaju i stopnia skomplikowania jesteśmy w stanie dzięki nim skonstruować praktycznie wszytsko – od zgłoszenia na szkolenia, poprzez ankietę, na generatorze wniosków kończąc.
4. Jak działa e-mail. Się klika i się wysyła – to tak w skrócie. A tak na serio, to ilość maili, które dostaję wysłanych grupowo „do wszystkich” czasami mnie przeraża. W sumie to całkiem dobrze, że ktoś dzieli się ze mną zebraną bazą kontaktową. Podobno zatrudniając menedżera nie zatrudniamy człowieka, tylko jego notes z kontaktami. Dlatego zawsze takie maile przeglądam i sprawdzam z kim teraz mogę się kontaktować, dzięki czyjejś nieumiejętności wysyłania emaili. Podstawa to zapoznanie się z działaniem opcji CC i BCC – czyli „Do wiadomości” i „Ukryte do wiadomości”. Wiesz, że adresy email zawierające imię, nazwisko i nazwę firmy/organizacji są danymi osobowymi i udostępniając je dalej podlegasz pod odpowiednie paragrafy? A zobacz jakie błędy robią ludzie w poważnych instytucjach. Jeśli musisz wysłać maila do grupy osób, to naucz się…
5. Jak działa seryjne rozsyłanie emaili. Ta opcja korespondencji seryjnej działa zarówno w pakietach Microsoftu jak i Open Office czy Libre Office. Jest o tyle użyteczna, że dana osoba nie wie, że mail został wysłany grupowo, bo każdy zostaje wysłany indywidualnie. Taki sposób wysyłania pozwala ominąć co bardziej restrykcyjne filtry antyspamowe, które mogą zablokować korespondencje rozsyłaną jednocześnie do kilkunastu/dziesięciu/set osób jako „do wiadomości”. Wiadomości mogą być spersonalizowane i mogą zawierać różne dane dla różnych odbiorców. Poezja wysyłania – robimy jedna wiadomość, a reszta idzie automatycznie pobierana z arkusza kalkulacyjnego (gdzie może trafić np. przez import danych z formularzy przez CSV). Seryjne rozsyłanie emaili jest pochodną narzędzia, które również jest bardzo przydatne. Jest nim…
6. Korespondencja seryjna i tworzenie etykiet. W pakietach biurowych, gdzie działa seryjne rozsyłanie emaili, działa też tworzenie korespondencji seryjnej i etykiet. Korespondencja seryjna pozwala na przygotowanie zindywidualizowanych listów gotowych do wydruku. Z odpowiednio przygotowanego arkusza kalkulacyjnego pobierane są kolejne dane do każdego kolejnego listu. Etykiety tym się różnią od listu, że na jednej kartce mieści się zwykle jeden list – a etykiet na kartkę może się zmieścić kilka-kilkadziesiąt. Po co to wszystko? Jeśli myślisz o tym tylko jak o korespondencji i etykietach, to niczego nie wymyślisz. Ale jeśli zdasz sobie sprawę, że „korespondencją” lub „etykietą” może być dowolny dokument, to przed tobą staje możliwość zautomatyzowania druku identyfikatorów, certyfikatów, dyplomów, podziękowań itp.
7. Jak działa Google. Proste wyszukiwanie zna każdy. Ale prawdziwa potęga tej wyszukiwarki ujawnia się dopiero wtedy, kiedy nauczymy się jak konstruować odpowiednie zapytania. Umożliwia to wyszukiwanie rzeczy zaindeksowanych przez wyszukiwarkę tak dokładnie, że istnieje gałąź pozyskiwania nie do końca świadomie umieszczonych przez użytkowników w internecie informacji znana jak Google hacking. Jak używać Googla można dowiedzieć się na przykład stąd. A tu są przykłady różnych rzeczy, które można znaleźć. Oczywiście raczej nie skorzystamy z wyszukiwania kamer internetowych nadających na żywo obraz ze skrzyżowań, ale wyszukiwanie ograniczone do konkretnej strony www, polegające na znalezieniu plików pdf opublikowanym między konkretnymi datami – to już rzecz użyteczna.
8. Jak działa FTP. Jest to protokół transmisji plików. W przeciwieństwie do stron internetowych, które korzystają z protokołu HTTP (tak, to http:// przed adresem strony to nazwa protokołu wykorzystanego do transmisji danych), FTP wymaga osobnego oprogramowania dla korzystających (wiem, że niektóre przeglądarki obsługują FTP, ale robią to w tak podstawowym zakresie, że nie warto sobie tym zawracać… głowy). Oprogramowanie klienta FTP pozwala przesłać pliki z komputera na serwer FTP, lub z serwera na komputer. Obecnie istnieje wiele usług przechowujących dane w chmurze – jak np. dropbox, google disc, onecloud itp. Różnią się one od FTP tym, że żeby coś z nich ściągnąć, trzeba to najpierw tam wrzucić, a miejsce jest ograniczone. Tymczasem serwer FTP może postawić każdy – bo oprogramowanie jest bezpłatne, a udostępnienie danych nie wiąże się z ich przesyłaniem gdziekolwiek – bo serwer to albo nasz komputer, albo komputer w lokalnej sieci, a zasoby są ograniczone możliwościami komputera. Nauczenie się korzystania z tego oprogramowania to rzecz podstawowa dla wszystkich pracujących z wydawnictwami, mediami, produkcją audio albo video. Większość komunikacji przesyłającej dane – pliki, filmy, przykłady montażu, skład komputerowy, eksporty dla poligrafii – odbywa się przez FTP. FTP służy także do przesyłania stron internetowych na serwery www, z których korzystacie. I jest banalne.

Jak to wykorzystać w praktyce

To jeden z przykładów, które działały w Centrum Wolontariatu podczas Festiwali Wolontariatu – największych konferencji skupiających koordynatorów.

• Promocja – dedykowana strona www, informacje prasowe, informacje na forach internetowych, FB (tu się przydawał HTML).
• Rekrutacja – zgłoszenia obsługiwane przez Formularz Google, pozyskanie danych od uczestników.
• Obróbka danych 1 – eksport z Formularzy przez CSV danych do zaimportowania w oprogramowaniu CRM do rozsyłania maili. Zastępowało masowe rozsyłanie emaili i przy okazji dodawało zgłoszonych do naszego newslettera – jeśli wyrazili na to zgodę.
• Obróbka danych 2 – eksport z formularzy do arkusza kalkulacyjnego. Przyporządkowanie uczestników do warsztatów zgodnie z kolejnością zgłoszeń. Przygotowanie list uczestników i osób, które się nie zakwalifikowały.
• Wysyłka – seryjny email przez pakiet biurowy do osób, które nie zakwalifikowały się na wydarzenia, oraz potwierdzenie uczestnictwa zakwalifikowanych uczestników.
• Seryjny druk etykiet – druk identyfikatorów ze zindywidualizowanymi informacjami dla każdego uczestnika, takimi jak godzina i miejsce warsztatów – przydatne, bo różne warsztaty odbywały się równolegle.
• Seryjny druk dokumentów – przygotowanie dyplomów dla uczestników i podziękowań dla trenerów i wolontariuszy.

Co zabrało najwięcej czasu? Siedzenie przy drukarce w oczekiwaniu na wydruk 100 identyfikatorów i ich późniejsze składanie i wkładanie w etui 😉

Powodzenia w nauce. Jeśli się zastanawiacie dlaczego nie zamieściłem linków do kursów albo poradników – polecam punkt 7 niniejszego zestawienia i ten użyteczny link. Miłej nauki!

A może macie jakiś inne przydatne sposoby na to, by nie być cyfrowym analfabetą w ngo? zapraszam do podzielenia się nimi w komentarzach.

Czego warto się nauczyć, żeby nie być cyfrowym analfabetą w NGO by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.