Wolontariusze są fajni! Przyjdą, zrobią, a na koniec wystarczy im powiedzieć „dziękuję”. Nie trzeba im płacić, więc to wręcz wymarzony, bezpłatny sposób, na rozwój działań organizacji! – I najlepszy sposób, żeby właśnie takim myśleniem zepsuć sobie wolontariat, zanim się go zaczęło budować.
Według ustawy wolontariat jest bezpłatny. Zgadzasz się?
Tak? No to właśnie wpadasz w sidła bardzo niebezpiecznego mitu o wolontariacie. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie definiuje wolontariatu, a tym bardziej jego kosztów. Definiuje za to wolontariusza.
Art. 2. Ilekroć w ustawie jest mowa o:
3) wolontariuszu – rozumie się przez to osobę fizyczną, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie;
Rzeczywiście, z punktu widzenia wolontariusza jego działania są bezpłatne. Oznacza to, że nie otrzymuje on za nie gratyfikacji finansowej.
Nie oznacza to jednak, że cały jego wolontariat jest bezpłatny. Żeby to zrozumieć, musimy popatrzeć na proces organizacji wolontariatu nie od strony wolontariusza, ale od strony korzystającego – organizatora wolontariatu. I tu niestety żadnej „bezpłatności” już nie znajdziemy.
Najważniejsze w zrozumieniu idei kosztu, z punktu widzenia osoby zarządzającej organizacją jest to, że koszt, to nie tylko fizycznie poniesiony wydatek. To także wszystkie działania na które wydatki już ponieśliśmy, a na które wpływa wolontariat.
Najprostszym przykładem jest tu personel. Jeśli płacimy komuś wynagrodzenie za realizację określonych zadań, oraz dodatkowo dokładamy mu organizację wolontariatu, to albo osoba taka mniej efektywnie będzie wykonywała swoje zadania (bo ma ich z wolontariatem więcej, a czas i pensja pozostają takie same), albo zrobi wszystko jak należy, a z powodu przepracowania, frustracji i wypalenia rzuci papierami w ciągu kilku miesięcy.
Gdzie więc szukać kosztów, zarówno tych poniesionych finansowo, jak i tych ukrytych, w procesie organizacji wolontariatu?
Koszty wynikające z obowiązków korzystającego
Ustawa gwarantuje wolontariuszom określone świadczenia. Część z nich jest oznaczona jako świadczenie obowiązkowe, ale niektóre z nich zależą od dobrej woli korzystającego, który może, ale nie musi ich zapewniać. Dla potrzeb tego zestawienia wziąłem pod uwagę tylko „pakiet obowiązkowy”, czyli świadczenia, które korzystający musi zapewnić.
Informowanie
- o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
- o przysługujących wolontariuszowi prawach i ciążących obowiązkach oraz zapewnienie dostępności tych informacji;
Informowanie nie musi odbywać się w drodze szkolenia. Może to być rozmowa albo zapewnienie dostępu do przygotowanych materiałów w postaci publikacji lub strony www. Ale w dalszym ciągu są to koszty, bo ktoś musi porozmawiać, albo przygotować materiały.
Zapewnienie wolontariuszowi bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania świadczeń – ten punkt może nie brzmi jak wyzwanie, ale w jego zakres wchodzi zarówno potrzeba zapewnienia wolontariuszowi środków ochrony osobistej, jak i posiłków regeneracyjnych w przypadku wykonywania przez niego określonych prac.
Pokrywanie kosztów podróży służbowych i diet – chociaż z tego obowiązku wolontariusz może korzystającego pisemnie zwolnić.
Ubezpieczenie NNW – w przypadku wolontariatu trwającego do 30 dni, chociaż warto ubezpieczyć w tym zakresie każdego wolontariusza, bo gwarantowane przez ustawę zabezpieczenie nie zawsze działa.
Koszty wynikające z organizacji pracy
Każdy wolontariat organizowany jest w oparciu o określony schemat, który dla ułatwienia został nazwany cyklem współpracy z wolontariuszem. Więcej o samym cyklu można przeczytać w bezpłatnej publikacji Praktyczny poradnik współpracy z wolontariuszami.
Każdy z elementów cyklu wymusza działania, które generują koszty.
Przygotowanie organizacji
Największy wysiłek, jaki nas czeka przy wprowadzaniu wolontariatu. Wymaga ułożenia wolontariatu w organizacji w postaci przygotowania procedur i kluczowych dokumentów. Wymaga też przygotowania pracowników na współpracę z wolontariuszami – najważniejsze żeby nie czuli się zagrożeni tym, że obok nich będą pracowały osoby nie otrzymujące wynagrodzenia.
Wdrożenie koordynatora wolontariatu – to jest kluczowe dla tego, czy w ogóle nasze podejście do wolontariatu ma jakikolwiek sens. Bez koordynatora się nie da. Kropka. Koordynator to osoba, w którą trzeba zainwestować wiedzę, czas i zaufanie, bo niedoświadczony koordynator, nawet po dobrym szkoleniu będzie się uczył na własnych błędach.
W obu przypadkach kosztuje nas czas pracowników, który poświęcają na wdrożenie się do wolontariatu, przez co nie mogą zajmować się innymi obowiązkami. Może kosztować też transfer wiedzy do organizacji, szczególnie kiedy wspieramy się zewnętrznymi ekspertami i trenerami. Nie zawsze w okolicy działają organizacje czy realizowane są projekty, które zapewnią to nieodpłatnie.
Najlepsze w tej części cyklu jest to, że właściwie ten etap przechodzimy w takim zakresie tylko raz, więc jest to inwestycja długofalowa.
Promocja i oferta
Kiedy mamy już przygotowaną organizację i zaczynamy rekrutować wolontariuszy, kosztuje nas promocja wolontariatu w postaci:
- czasu koordynatora przeznaczonego na tworzenie i rozsyłanie ogłoszeń oraz spotkania z partnerami społecznymi,
- kosztów przygotowania materiałów promocyjnych – informacji prasowych, bannerów, plakatów, ulotek, itp.
- kosztów dystrybucji – chociaż tu częściowo mogą nam pomóc również wolontariusze
Nabór wolontariuszy
Nawet najlepiej napisane ogłoszenie nie zwolni nas z potrzeby udzielania odpowiedzi wszystkim zainteresowanym naszym wolontariatem. Pytania będą spływały mailem, telefonicznie albo po prostu ktoś nas odwiedzi. Dodatkowo ktoś musi wybrać potencjalnych wolontariuszy spośród wpływających zgłoszeń.
Wprowadzenie
Wolontariusz musi być przygotowany do działań w naszej organizacji – między innymi stąd wynikają obowiązki informacyjne opisane w ustawie. Ktoś, gdzieś, naszych wolontariuszy musi przygotować i pokazać jak działa organizacja i na czym będzie polegała ich praca.
Współpraca i motywowanie
Współpraca z wolontariuszami, jak zarządzanie każdym zespołem, nie jest usiana różami. Zdarzają się nieporozumienia i konflikty, zdarzają nieprzewidziane wcześniej sytuacje, zdarzają sytuacje wymagające wyjaśnienia, dodatkowego przeszkolenia, czy zmiany obowiązków wolontariusza. Możliwe, że będzie trzeba przestawić motywację wolontariuszy na osiągnięcie zupełnie innych celów niż tych, z którymi przyszli. Wolontariat nie dzieje się sam. Wszędzie jest koordynator wolontariatu, który nim na bieżąco zarządza i pracuje nie mniej ciężko niż wolontariusze. Kosztuje jego praca i jego umiejętności.
Dodatkowo przypadku niektórych wolontariatów wolontariuszom musimy zapewnić narzędzia oraz wszystkie materiały, które potrzebne są do wykonywania ich pracy. Musimy ich też ubrać, albo w ubrania ochronne, jeśli ich praca tego wymaga, albo w łatwe do rozpoznania uniformy – jak chociażby jaskrawe koszulki dla wolontariuszy działających w ramach imprez masowych. Są to rzeczywiste finansowe koszty, które ktoś musi ponieść.
Zakończenie współpracy
Podsumowanie współpracy jest konieczne, bo dzięki temu zdobywamy cenne informacje o tym, co nie wyszło i dlaczego. Na ich podstawie rozwijamy wolontariat. Ale znowu ktoś ten proces musi przeprowadzić a zebrane dane opracować i wyciągnąć z nich wnioski.
Wolontariuszom trzeba też podziękować i przygotować odpowiednie dokumenty opisujące ich działania. Jeśli nasz program wolontariatu jest zbudowany i zależy nam na dobrej atmosferze i zaangażowanych wolontariuszach, to dobrze jest się z nimi wszystkimi spotkać w okolicach 5 grudnia – Międzynarodowego Dnia Wolontariusza. Możemy ich też nagradzać i wyróżniać. Formy nagród i wyróżnień mogą być różne i nie zawsze muszą być odpłatne, ale ktoś ich przygotowaniem musi się zająć.
Wolontariat „przy okazji”
Dla ludzi z Centrów Wolontariatu i osób rozwijających wolontariat jest to temat stary jak świat. Przynajmniej starszy niż Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Za każdym razem, kiedy w nowym podmiocie tworzony jest wolontariat i obowiązki jego koordynowania trafiają do kogoś, kto się ma tym zajmować „przy okazji”, to wolontariat taki nie rusza z miejsca. Albo rusza bardzo ospale i szybko zanika, albo kończy się kryzysem.
Wielu próbowało i za każdym razem efekt był taki sam – to nie zadziałało. Testowaliśmy to w organizacjach pozarządowych, testowaliśmy na OPSach, teraz testują to na sobie instytucji kultury. Nie ma innej drogi.
Wolontariatu nie da się zorganizować dokładając go komuś do zarządzania „przy okazji”.
Jeśli wolontariat ma się rozwijać, to koordynator musi mieć czas i miejsce na jego rozwój. I na samorozwój również, bo zarządzania wolontariatem da się nauczyć tylko przez praktykę.
Czy warto wchodzić w wolontariat, skoro wszystko kosztuje?
Wszystko zależy od tego, jak wolontariat zostanie zaplanowany i ułożony w organizacji. Wolontariat nie jest przymusem. Znam wiele organizacji, które doskonale radzą sobie bez wolontariuszy. Znam też takie, które zbudowały się własnie na działaniach wolontariuszy i bez wolontariuszy właściwie nie istnieją. Do wolontariatu, tak samo jak do każdego innego działania, należy podchodzić z głową. Czasami koszty są zbyt duże, żeby akurat do jakichś zadań delegować wolontariuszy. I nie jest to nic dziwnego. Wolontariat nie sprawdzi się wszędzie.
Są jednak przykłady działań, w których to wolontariusze grają główną role, a personel organizacji jest odpowiedzialny przede wszystkim za zarządzanie wolontariuszami. I co ważne są to działania tańsze, jeśli przeliczymy koszty utrzymania organizacji na liczbę rąk do pracy. Wymuszają jednak zmianę stylu działania samej organizacji i sposobu myślenia o zespole i personelu. Wyobrażacie sobie Wielki Finał WOŚP czy Szlachetną Paczkę bez wolontariuszy?
Wplecenie wolontariatu w działania organizacji wymaga wiedzy i doświadczenia. Część z tej wiedzy właśnie zdobywasz, czytając ten wpis. Część możesz zdobyć czytając inne moje wpisy o wolontariacie czy uczestnicząc w webinariach i różnych konferencjach. Reszta to doświadczenie w zarządzaniu wolontariuszami, ale to możesz zdobyć tylko jako aktywny koordynator wolontariatu, planujący i układający działania wolontariuszy w organizacji.
W najgorszym wypadku, jeśli wolontariusze przyjdą do nieprzygotowanej organizacji, to po prostu dość szybko zaczną się nudzić i po jakimś czasie znikną. Tylko wtedy wszystkie koszty poniesione, żeby ich przyciągnąć, nie tylko są kosztami, ale stają się dla organizacji finansową stratą.
Czy stać cię na to?
„Bezpłatny” wolontariat, czyli jak źle zacząć planowanie w organizacji by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.