Press "Enter" to skip to content

Promocja w projektach

W każdym wniosku o dotację, niezależnie od tego, czy startujemy w otwartym konkursie ofert, czy pozyskujemy dotację od fundacji korporacyjnej, jednym z działań do opisania jest promocja projektu. Żeby dobrze ją opisać trzeba wiedzieć jakie działania w projekcie są działaniami promocyjnymi i jakie triki można zastosować, jeśli brakuje nam miejsca na opis albo brakuje środków, bo promocja ma zwykle procentowo ograniczony budżet.

Promocja to działanie informacyjne. Ma za zadanie przekazać określone informacje określonej grupie odbiorców. O ile w działaniach promocyjnych związanych z biznesem możemy pomyśleć w pierwszej kolejności o reklamie, o tyle w przypadku projektów powinniśmy ją analizować trochę głębiej – bo na reklamę w rozumieniu biznesowym po prostu nie będzie nas stać.

Najważniejsze w działaniach promocyjnych jest zastanowienie się kogo i po co chcemy informować – a te dwie rzeczy podpowiedzą nam w jaki sposób mamy to robić. Dodatkowo – na przyszłość – powinniśmy mierzyć czy nasza promocja odnosi oczekiwany skutek.

Po co promujemy projekt

  1. Żeby znaleźć beneficjentów. Wszystkie osoby, dla których realizujemy projekt, powinny dowiedzieć się, że jesteśmy gotowi coś dla nich zrobić. Jeśli prowadzimy rekrutację do projektu, to efektem promocji ma być określona liczba osób, które do nas trafią i wezmą udział w projekcie.
  2. Żeby zmienić świadomość odbiorców. Szczególnie, jeśli realizujemy kampanię społeczną, która ma nagłośnić jakiś problem albo przeciwstawić się określonemu stereotypowi. Efektem działań promocyjnych powinna być zmiana społeczna – ale zmierzenie efektów to już wyższa szkoła jazdy i socjologii.
  3. Żeby znaleźć sojuszników. Czyli, żeby stworzyć grupę organizacji, klaster, forum, gdzie wspólnie możemy zacząć realizować działania w określonym temacie. Albo poinformować dziennikarzy i zdobyć wsparcie mediów w realizowanym działaniu – poprzez konferencję prasową albo briefing.
  4. Żeby pochwalić się grantodawcą. Każdy grantodawca lubi, kiedy się nim chwalimy. Dlatego na każdym materiale znajdują się jego loga i magiczna formułka „projekt realizowany przy wsparciu …”. Każde działanie promocyjne to nie tylko promocja nas, ale także promocja grantodawcy.
  5. Żeby zbudować markę naszej organizacji. To zawsze dzieje się „przy okazji” ale warto do tego podchodzić świadomie. Działania naszych organizacji na pewno nie zamkną się tylko na tym projekcie, który aktualnie promujemy. I na pewno w większości przypadków są bardziej zróżnicowane niż działania promowanego projektu. Warto, żeby odbiorcy działań promocyjnych o tym się dowiedzieli, albo przynajmniej dowiedzieli się gdzie informacje o naszej działalności mogą znaleźć.
  6. Żeby zbudować kontakty w mediach. Nasze codzienne działania mogą być niezbyt interesujące dla mediów. Ale działania projektowe, które są pewną nowością w naszej miejscowości albo regionie, mogą przyciągnąć do nas dziennikarzy. Zyskamy na tym nie tylko przekazanie informacji, ale także kontakty do konkretnych dziennikarzy. Te kontakty możemy wykorzystywać w przyszłości do promocji innych działań.
  7. Żeby pokazać co i z jakim skutkiem zrobiliśmy w trakcie projektu. Czyli, żeby pochwalić się naszymi osiągnięciami, efektami, produktami – szczególnie, jeśli w ramach projektu wydamy jakąś publikację albo film.
  8. Żeby pomóc innym zrobić podobne rzeczy i nie popełnić podobnych błędów. Jeśli projekt był dobry, zakończył się sukcesem i wniósł trwałą zmianę, to na pewno znajdą się osoby albo organizacje, które chętnie powieliły by takie działania w innych miejscowościach albo regionach – czyli oparłyby się na naszej dobrej praktyce. Dobrze jest im ułatwić działania pokazując co i jak wyszło a co i dlaczego nie wychodziło. Ewaluacja projektu to skarbnica wiedzy dla innych koordynatorów projektów – nie bójmy się jej upubliczniać i nie bójmy się korzystać z dobrych praktyk innych organizacji.

Wszystkie powyższe działania są działaniami promocyjnymi. Niestety nie da się ich wszystkich wcisnąć w jedno pole przeznaczone na opis promocji w projekcie, szczególnie, że odbywają się one na różnych etapach projektu – od działań przed rekrutacja beneficjentów, do działań po zakończeniu pracy z beneficjentami. No i co gorsze nie da się tego wszystkiego sfinansować z budżetu na promocje, który w niektórych konkursach dotacyjnych jest ograniczony do 5% całej dotacji. Ale, do kreatywnych świat należy – dlatego jest kilka trików na to, jak się z tymi problemami uporać.

Hack the system – czyli jak sobie kreatywnie poradzić z ograniczeniami

  1. Opisuj działania promocyjne jako normalne działania projektu – zmieszczą się one wtedy w miejscu opisu wszystkich działań, w harmonogramie i w budżecie przeznaczonym na działania, ale…
  2. Nie nazywaj ich działaniami promocyjnymi – i w ogóle unikaj słów „promocja” i „reklama”. Organizuj spotkania dla potencjalnych beneficjentów, konferencje otwierające projekt, działania rekrutacyjne, działania upowszechniające projekt albo działania podsumowujące projekt.
  3. Pamiętaj o pracownikach. Do tak opisanych działań promocyjnych komunikacyjno – upowszechniających możesz zaangażować pracownika. Ktoś, kto będzie zaangażowany w przygotowanie i realizację tych działań może otrzymać wynagrodzenie, które zmieści się w wynagrodzeniu dla osób związanych z merytoryką projektu, czyli bez ograniczeń budżetowych.
  4. Walcz o swoje. Odwołuj się od decyzji, które podejmuje grantodawca, a które próbują obciąć twój budżet na powyższe działania. W najgorszym wypadku nic nie stracisz (bo ci te działania obetną), w najlepszym je obronisz razem z ich budżetem. Nam w przypadku wniosków do programu ASOS raz udało się uzyskać sytuację, w której musieliśmy przenieść kilka działań do pozycji budżetowej związanej z promocją, ale nikt nie zakwestionował wysokości wydatków – więc w sumie po przenosinach nasze działania promocyjne informacyjno-upowszechniające zajęły ok. 15% budżetu (na 5% dopuszczonych przy składaniu wniosku).

Błędy w działaniach promocyjnych widoczne na etapie oceny wniosku

Wniosek musi być spójny. Niespójności w przypadku oceny są rozpatrywane na niekorzyść wnioskodawcy. Jeśli ktoś naściemnia we wniosku, to jest to naprawdę dobrze widoczne, jeśli analizuje się logikę całego projektu. W przypadki wątpliwości tnie się budżet, kwestionuje działania i obniża ocenę, co może się skończyć nieotrzymaniem dotacji.

Istnieją dwa podstawowe błędy w planowaniu promocji działań informacyjnych i upowszechniających, które są często spotykanie (i często wpływają na ocenę).

  1. Niespójność na etapie rekrutacji. Występuje wtedy, kiedy na etapie opisu grupy docelowej pokazujemy, że grupa, z którą będziemy pracować jest nam dobrze znana, zdiagnozowana i że doskonale znamy jej potrzeby, a nasz projekt jest tak dopasowany do jej potrzeb, że wszyscy na niego czekają. Po czym planujemy szeroką kampanię mająca przyciągnąć do projektu potencjalnych beneficjentów… Albo mamy beneficjentów, którzy na projekt czekają, albo ich nie mamy i musimy projekt wypromować, żeby ich znaleźć.
  2. Niespójność na etapie podsumowania. Robimy projekt dla konkretnej grupy docelowej, po czym chcemy pokazać co dobrego zrobiliśmy i organizujemy spotkanie / briefing / konferencję, na którą zapraszamy naszych beneficjentów. Konferencje podsumowujące muszą być dobrze uzasadnione, żeby nie wyszedł z tego „obiad na koszt podatnika” – bo będzie to pierwszy wydatek do cięcia przez oceniających. Szczególnie, jeśli odbiorcami mają być osoby, które przez projekt przeszły i które tych informacji na pewno nie potrzebują.

Powodzenia w pisaniu wniosków z nowymi działaniami promocyjnymi informacyjno – upowszechniającymi. A może macie jakieś własne nazwy na te działania? Podzielcie się w komentarzach.

CC BY-NC-SA 4.0 Promocja w projektach by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.

One Comment

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: