Zakończenie wolontariatu – dlaczego, jak i po co wydawać wolontariuszom zaświadczenia

Przychodzi taki czas, kiedy wolontariat się kończy. Przychodzi pora podsumowania i przekazania wolontariuszowi dokumentu potwierdzającego jego działania. Co powinno być w takim dokumencie i właściwie po co go wystawiać? I czy w ogóle trzeba go wystawiać?

Zapraszam do lektury przede wszystkim koordynatorów wolontariatu i osoby które są bezpośrednio zaangażowane w przygotowanie takich dokumentów. Jeśli jednak jesteś albo chcesz być wolontariuszem i chcesz, żeby twoje zaświadczenia były użyteczne i przygotowane w naprawdę dobry sposób, to również przeczytaj mój wpis.

Podstawa prawna

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (UoDPPiW) reguluje dość precyzyjnie kwestie potwierdzania wykonania świadczeń przez wolontariusza. Opisuje przy tym 2 możliwości dla każdego korzystającego, czyli organizacji lub instytucji współpracującej z wolontariuszem.

• Zaświadczenie o wykonaniu świadczeń – w pewnych warunkach obowiązkowe do wystawienia wolontariuszom
• Pisemna opinię – której wystawienie jest dobrowolne i zależy od korzystającego

Oba te dokumenty musza być wystawione w formie pisemnej, czyli formalnie powinny być podpisane przez osobę reprezentującą korzystającego. W praktyce niepodpisane dokumenty – czyli na przykład traktowane jako kopie dokumenty PDF oraz dokumenty z wydrukowanym podpisem, czy dokumenty w ogóle bez żadnych podpisów ale na papierze firmowym korzystającego, są akceptowane przez wszystkie zainteresowane strony.

Ustawa celowo wymienia dodatkowy dokument poza porozumieniem o współpracy z wolontariuszem. Zaświadczenie ma na pokazać, że rzeczywiście osoba odbyła wolontariat i jak ten wolontariat przebiegał. Na podstawie samego porozumienia nie można niestety tego stwierdzić, nawet jeśli jest w formie pisemnej. Porozumienie jest umową cywilno-prawną, która może być rozwiązana nawet przed rozpoczęciem przez wolontariusza działań. W takim przypadku jej zapisy niczego nie potwierdzają.

Zaświadczenie o wykonaniu świadczeń

Zaświadczenie jest podstawowym dokumentem potwierdzającym odbycie wolontariatu.

Art 44. ust 2.
Na żądanie wolontariusza korzystający jest obowiązany potwierdzić na piśmie treść porozumienia, o którym mowa w ust. 1, a także wydać pisemne zaświadczenie o wykonaniu świadczeń przez wolontariusza, w tym o zakresie wykonywanych świadczeń.

Z tego zapisu wynika kilka rzeczy.

• Wolontariusz musi zażądać wydania takiego zaświadczenia. To znaczy, że bez podjęcia przez niego tego działania korzystający (czyli organizacja albo instytucja, na rzecz której działa) nie ma obowiązku wystawiania zaświadczenia.
• Ustawa pisze o “wykonaniu świadczeń przez wolontariusza”, czyli jego działania muszą zostać zakończone.
• W zaświadczeniu musi się znaleźć opis świadczeń wykonanych przez wolontariusza i ich zakres.
• Zaświadczenie jest wydawane w formie pisemnej.

Czyli, jeśli wolontariusz zakończył swoje działania i poinformuje, że chce zaświadczenie, to musimy je wydać. Ustawa gwarantuje wolontariuszowi, że w takim zaświadczeniu będzie opis tego, co robił, ale jest to tylko określenie niezbędnego minimum. W zaświadczeniu mogą, a według mnie nawet powinny się znaleźć także inne informacje.

Pisemna opinia

Drugą zawartą w ustawie możliwością jest wystawienie wolontariuszowi pisemnej opinii

Art 44. ust. 3.
Na prośbę wolontariusza korzystający może przedłożyć pisemną opinię o wykonaniu świadczeń przez wolontariusza

Z tego zapisu wynika, że

• Wolontariusz musi wystąpić do korzystającego o taką opinię.
• Korzystający może, ale nie musi takiej opinii wystawiać.
• Podobnie jak w zaświadczeniu, ustawa pisze o “wykonaniu świadczeń”, czyli wolontariat musi się zakończyć.
• Opinia, podobnie jak zaświadczenie, jest wydawana w formie pisemnej.

Czyli, jeśli wolontariusz zakończył swoje działania i poinformuje o tym, że chce dostać pisemną opinię, to jeśli korzystający się na to zgadza, to może taką opinię wystawić.

Po co to wszystko

Dokumenty potwierdzające odbycie wolontariatu są potrzebne przede wszystkim do potwierdzania umiejętności, kompetencji i zaangażowania wolontariuszy. Mogą stanowić atut w każdym CV, szczególnie dla osób, które dopiero wchodzą na rynek pracy. Mogą też pokazywać umiejętności, które nie zawsze były budowane na drodze rozwoju zawodowego, a które znajdują swoje potwierdzenie w działaniach społecznych.

Umożliwiają także zdobycie dodatkowych certyfikatów potwierdzających kompetencje wolontariusza, na przykład w ramach międzynarodowego certyfikatu LEVER.

Ale oprócz wpływu na rynek pracy, dokumenty te pomagają również w budowaniu swojego rozwoju w wolontariacie. Potwierdzają doświadczenie kandydata na wolontariusza i umożliwiają mu zajmowanie w ramach wolontariatu coraz bardziej odpowiedzialnych stanowisk – łącznie ze stanowiskami decyzyjnymi lub kierowania pracą zespołu wolontariuszy.

Pod jednym warunkiem. Że są czytelne dla osób, którym się je później przedstawia.

Dlatego jeśli wystawiasz zaświadczenia wolontariuszom, to wystawiaj takie, które chcesz otrzymywać od wolontariuszy w procesie ich rekrutacji.

Wolę otrzymać od kandydata prosta kartkę z pieczątką i wartościowymi informacjami, niż piękny certyfikat albo dyplom, na którym oprócz nazwy korzystającego oraz imienia i nazwiska wolontariusza nie ma nic…

Co powinno zawierać podsumowanie wolontariatu

W trakcie rekrutacji wolontariuszy i mojej pracy z certyfikatem LEVER zauważyłem, że nie trudno jest spełnić kryteria ustawowe dotyczące zaświadczenia dla wolontariusza.

Co do dodatkowych informacji w zaświadczeniach, to panuje tu duża dowolność i niestety nie zawsze są to dane, z których można coś wywnioskować.

Z mojego punktu widzenia najistotniejszymi informacjami są:

• Okres obowiązywania umowy – czyli przez jaki czas dana osoba była formalnie wolontariuszem
• Liczba przepracowanych godzin – czyli rzeczywisty czas pracy wolontariusza

Te dane pokazują jak długo wolontariusz działał oraz jak często angażował się w działania. Będąc wolontariuszem przez 2 miesiące można przepracować tylko 4 godziny. Równie dobrze można wykazać 40 godzin wolontariatu, przepracowanych w ciągu roku. Tylko obie te dane razem pokazują rzeczywiste zaangażowanie i czas pracy wolontariusza.

• Stanowisko na którym działał wolontariusz i jego zakres obowiązków
• Jasna informacja czy zarządzał zespołem

Nazwa stanowiska pracy wolontariusza jest czasem myląca. Może się okazać, że animator zarządza pracą kilku wolontariuszy, a koordynator pracuje w pojedynkę. Osobna informacja o zarządzaniu pracą innych osób pokazuje bardzo cenne umiejętności miękkie danej osoby.

• Informacje o odbytych w ramach wolontariatu szkoleniach i przygotowaniu wolontariusza do działań, jeśli nie są one potwierdzone osobnymi zaświadczeniami

Najczęściej spotykany przykład, to przeszkolenie wolontariusza w zakresie pierwszej pomocy, nie wydanie zaświadczenia o ukończeniu szkolenia i nie wspominanie o tym w zaświadczeniu o wolontariacie.

• Imię i nazwisko koordynatora, który kierował pracą wolontariusza.

Czasami warto porozmawiać z poprzednim koordynatorem wolontariusza. Dzięki tym danym wiadomo o kogo pytać w organizacji.

• Dodatkowo, jeśli zdecyduje się na to korzystający – pisemna opinia o wolontariuszu od koordynatora jego działań, razem z danymi kontaktowymi do osoby, która ją wystawiła.

Podobnie jak w przypadku informacji o koordynatorze, warto wiedzieć kogo i o co dopytać.

O tym, jak bardzo wypaczone jest ocenianie doświadczenia wolontariuszy poprzez niewłaściwe zaświadczenia i niewykwalifikowanych oceniających, może świadczyć system przyznawania punktów “za wolontariat” uczniom w czasie rekrutacji do szkół. W systemie wolontariat jest oceniany praktycznie zero-jedynkowo. Uczniowie, którzy odbyli kilkugodzinny wolontariat w czasie imprezy sportowej są traktowani tak samo, jak uczniowie systematycznie działający w wolontariacie na przykład Ośrodków Pomocy Społecznej. System, który miał przynajmniej w teorii rozwijać wolontariat, demotywuje tylko wolontariuszy.

Wolontariuszu – kolekcjonuj swoje dokumenty

Najgorszym błędem wolontariuszy, który zresztą sam też popełniałem, jest niechęć do zbierania wszystkich dokumentów po zakończonym wolontariacie. Okazuje się wtedy, że w dniu, w którym naprawde są potrzebne, trzeba sie po nie pofatygować do organizacji.

I tu zaczynają się problemy, bo w najlepszym przypadku organizacja ciągle ma informacje o zrealizowanych wolontariatach i pracują tam ciągle ci sami pracownicy, którzy taki wolontariat pamiętają. Dzięki temu są w stanie taki dokument wystawić.

W najgorszym przypadku:

• nie pracują tam osoby, które mogą potwierdzić jakość takiego wolontariatu, lub ze względu na upływ czasu nie pamiętają działań konkretnego wolontariusza – i na pewno nie wystawią opinii,
• organizacja usunęła zbędne dane ze swoich baz – i nikt nie ma żadnych dokumentów i informacji na podstawie których można potwierdzić wolontariat, szczególnie kiedy przychodzisz kilka lat po jego zakończeniu (tak, zdarzają się takie przypadki),
• organizacja już nie istnieje – i zapomnij o jakimkolwiek zaświadczeniu;

Nigdy nie wiesz co i do czego Ci się przyda, więc wyrób sobie odruch “kolekcjonowania” takich dokumentów i przechowywania ich we względnym porządku. Warto też zawsze od razu po zakończeniu wolontariatu prosić o opinię, bo w najgorszym wypadku nic nie dostaniesz, a w najlepszym zyskasz niezły dokument.

Jak wyglądają twoje zaświadczenia o wolontariacie? Czy jakieś dane są dla ciebie szczególnie istotne i powinny się na nich znaleźć? A może jakieś zaświadczenie pomogło ci w życiu? Daj mi znać w komentarzu.

Do poczytania

• Interpretacja zapisów ustawy w tym przypadku jest bardzo prosta (za wyjątkiem “formy pisemnej do celów dowodowych” zaświadczenia, wynikającej z zapisów Kodeksu Cywilnego, ale to w tym przypadku nie jest aż tak bardzo ważne). Jeśli jednak chcesz zgłębić temat, to komentarze do UoDPPiW są w Bibliotece Wolontariatu.
• O modelu LEVER oceny kompetencji wolontariuszy między innymi na podstawie dostarczanych dokumentów można poczytać na stronie LEVER, a więcej o systemie opowiada Marzena Kacprowicz z Fundacji Dobra Sieć.

Zakończenie wolontariatu – dlaczego, jak i po co wydawać wolontariuszom zaświadczenia by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.