Jak znaleźć partnera i dobrze współpracować w ramach wolontariatu pracowniczego

Podczas jednego ze spotkań z koordynatorami wolontariatu pracowniczego poprosiłem o zbudowanie ściągawki dla osób z trzeciego sektora, na temat nawiązywania i utrzymania współpracy z biznesem. Powstał z tego całkiem niezły zbiór wskazówek dla wszystkich, którzy chcieliby gościć takich wolontariuszy, ale nie wiedza jak to zrobić.

Podobno jak się ma pracę, w której można realizować swoje pasje, to się nie pracuje. Efektem mojego „niepracowania” jest publikacja Wolontariat pracowniczy na rzecz społeczności lokalnych przybliżająca doświadczenia koordynatorów programów wolontariatu pracowniczego w budowaniu i utrzymaniu współpracy z różnymi organizacjami i instytucjami.

Najcenniejsze je to, że wskazówki są stworzone w całości przez koordynatorów wolontariatu pracowniczego z najbardziej rozwiniętych pod tym względem firm działających w Polsce – czyli tych osób, z którymi taką współpracę będziecie nawiązywali.

Wskazówki ułożone są zgodnie z procesem budowania partnerstwa i zarządzania projektem.

Inicjowanie kontaktu z firmą

• Odrób pracę domową – Sprawdź, czy twoja propozycja pasuje do profilu działań społecznych firmy. Dowiedz się, jakie projekty firma finansuje i jakie inicjatywy wspiera. (Na przykład z jej strony www, raportów społecznych albo opublikowanych dobrych praktyk – przyp. red.)
• Poznaj wszystkie możliwości wsparcia – Dowiedz się, firma oferuje inne, lepiej pasujące do twoich potrzeb możliwości wsparcia – np. sponsoring, darowizny, dotacje.
• Zaproponuj konkretne działanie – Twoja oferta powinna być krótka i konkretna, z wyszczególnieniem rodzaju i celu wsparcia. Pracownicy niechętnie analizują duże, ogólne oferty współpracy.
• Bądź cierpliwy – Nie zawsze musi dojść do realizacji projektu. Być może nie znajdą się pracownicy z twojej miejscowości chcący zaangażować się w wolontariat pracowniczy.
• Buduj różne kanały kontaktu – Pracownicy i potencjalni wolontariusze to także członkowie twojej społeczności. Szukaj różnych dróg zachęcenia ich do wolontariatu. Rozmawiaj z przedstawicielami lokalnych oddziałów, biur czy salonów.
• Bądź widoczny i przejrzysty – Jeśli kogoś zainteresuje twoja oferta, to będzie chciał się dowiedzieć więcej o twojej organizacji. Zadbaj o to, żeby informacje te były aktualne i łatwe do znalezienia.

Przygotowanie projektu

• Nie obawiaj się oryginalnych, nietypowych pomysłów – Innowacyjne działania są mile widziane szczególnie, kiedy odpowiadają potrzebom społeczności.
• Podchodź realnie do celów − Nie oczekuj natychmiastowej zmiany na lepsze; zmiana to proces.
• Wspieraj wolontariuszy przy planowaniu projektu – Dla wolontariuszy jesteś przedstawicielem społeczności i ekspertem wiedzącym, jak odpowiedzieć na jej potrzeby. Dziel się tą wiedzą.
• Planuj długofalowo, nie jednorazowo – Jeśli wolontariusze zrobią coś, o co ktoś będzie musiał później dbać, to odpowiednio to zaplanuj. Na przykład zaplanuj, kto będzie dbał o ogród, jeśli wolontariusze go zasadzą.
• Pokaż prawdziwą potrzebę – Wolontariusze muszą czuć, że jadą na wolontariat po „coś”. Sam projekt nie jest powodem – ważne jest to, jak poprawi to sytuację społeczności.
• Nie pozoruj działań – Organizatorzy są wyczuleni na projekty, w których wolontariusze działają „przy okazji”, a fundusze są przeznaczane na coś zupełnie innego.
• Wolontariat pracowniczy to nie PR – Czasami firmy chcą się pochwalić działaniami, ale obecność w mediach nie jest ich celem. Wolontariusze w pierwszej kolejności chcą zrobić coś dla społeczności.

Współpraca przy realizacji projektu

• Dobrze zorganizuj czas i zasoby – Zaplanuj konkretne działania dla wolontariuszy. Nie może być tak, że kilka osób pracuje, a inni wolontariusze nie wiedzą, co mają robić lub nie mają narzędzi do pracy.
• Angażuj społeczność – Niech działają nie tylko wolontariusze, ale także osoby z twojej organizacji i społeczność, na rzecz której realizowany jest projekt.
• Zapewnij zaplecze – Wykorzystuj różne możliwości pozyskania wsparcia. Nie ma potrzeby kupowania 20 łopat, skoro można je na czas akcji pożyczyć od społeczności. Oszczędzone w ten sposób fundusze przeznacz na coś innego.
• Współpracuj w trakcie akcji – Wolontariusze nie mogą być zostawieni z pracą sami sobie. Jeśli działają dla ciebie, to pokaż, że na ich pracy ci zależy.
• Bądź gospodarzem – Przywitaj wolontariuszy tuż przed ich działaniami. Zorganizuj odprawę. Powiedz, po co to robią i na co przełożą się ich działania – to motywuje całą grupę

Zakończenie działań

• Utrzymaj kontakt – Nie bój się kontaktować z liderem grupy wolontariuszy po projekcie. Dobrze zbudowana relacja umożliwi kontynuowanie współpracy. Wiele projektów wolontariatu pracowniczego opiera się na cyklicznej współpracy lidera z konkretną organizacją.
• Pokazuj wolontariuszom efekty ich pracy – Po zakończeniu projektu pokaż, że efekty ich pracy zostały utrzymane. Nawet jeśli wymaga to kontaktu z liderem po kilku miesiącach od zakończenia działań. Pokaż, jak społeczność korzysta z rzeczy wypracowanych przez wolontariuszy – to motywuje ich do kolejnych działań i pokazuje niezdecydowanym pracownikom, że warto włączyć się w wolontariat pracowniczy.
• Udzielaj informacji zwrotnych – Podsumuj współpracę nawet wtedy, kiedy nie wymagają tego regulaminy i umowy. Wszystkie informacje o tym, jak wpłynęły działania wolontariuszy na beneficjentów, pozwalają wyciągać wnioski na przyszłość.

Publikację Wolontariat pracowniczy na rzecz społeczności lokalnych zredagowaliśmy wspólnie z Ewą Wojciechowicz. Została wydana przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu i dostępna jest w serwisie odpowiedzialnybiznes.pl. Przeznaczona jest do bezpłatnej dystrybucji. Wspomniane wskazówki znajdują się na stronach 28-29.

Szczególnie polecam część „Jak znaleźć partnera społecznego” i infografikę, w której pokazujemy jak biznes poszukuje partnerów społecznych. Są tam zawarte informacje jak dać się odnaleźć potencjalnym wolontariuszom.

Zachęcam do przeczytania całej publikacji, bo zawiera wiele opisów pokazujących jak wolontariat pracowniczy jest zorganizowany po stronie firm. Łatwiej budować współpracę, kiedy zna się potrzeby i procesy po stronie potencjalnego partnera biznesowego.

Jak znaleźć partnera i dobrze współpracować w ramach wolontariatu pracowniczego by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.