Press "Enter" to skip to content

Produkt, rezultat, efekt, oddziaływanie – czym to jeść?

Projekt zawsze kończy się „czymś”. Oczywiście najczęściej kończy się sukcesem, bo tak go planujemy, żeby się nim skończył. Ale w ramach projektu powstają przede pewne rzeczy, które mają swoje określone nazwy i określone miejsce w metodzie zarządzania projektem, z której wszyscy korzystamy. Nawet jeśli o tym nie wiemy.

Wszystkie konkursy grantowe przygotowane w oparciu o zapisy Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie a także wdrażane przez Komisję Europejską, bazujące na funduszach unijnych, funduszy EOG, Norweskich, Szwajcarskich i tym podobnych są tworzone pod kątem konkretnego podejścia do zarządzania projektem – PCM, czyli Project Cycle Management, a po polsku Zarządzanią Cyklem Projektowym.

PCM składa się z kilku narzędzi, które ułatwiają zaplanowanie i implementację naszego projektu. Narzędzia te są elastyczne i niezależnie od tego, czy robimy mikroprojekt dla kilku osób, czy potężne wieloletnie działania dla setek beneficjentów, to wykorzystuje się je dokładnie tak samo.

Jednym z narzędzi jest matryca logiczna – twór znienawidzony przez zarządzających tylko dlatego, że bardzo ciężko jest wytłumaczyć jak naprawdę działa. Możecie zresztą sami sprawdzić, wystarczy poszukać jakichkolwiek dokumentów na ten temat w sieci i spróbować zrozumieć o co w nich chodzi… gwarantuję przynajmniej ból głowy.

Tymczasem matryca logiczna jest łatwa, prosta i przyjemna i do tego naprawdę ekstremalnie logiczna i efektywna, o ile nauczymy się jej właściwie używać. Jeśli pojęcia takie jak „cel główny”, „cele szczegółowe”, „rezultaty”, „wskaźniki” są wam znane, to tak naprawdę już pracowaliście z matryca logiczną.

Jeśli do tej pory nie wiedzieliście, że w tym wnioskowm chaosie jest jakaś metoda – to już wiecie. A jeśli nigdy nie byliście na żadnym szkoleniu z zarządzania projektami, to polecam się wybrać. Sam byłem na takich szkoleniach na początku mojej trzeciosektorowej kariery i dzięki nim zrozumiałem o co w tym wszystkim chodzi. Co prawda nauczyciela, który mi wytłumaczył matrycę logiczną w zrozumiały sposób znalazłem dopiero na 5 albo 6 szkoleniu – ale było warto. Bo po szkoleniu okazało się, że to takie proste…

A teraz wróćmy do jednego z elementów matrycy, który jest jednym z najbardziej nielubianych i nierozumianych podczas pisania projektów.

Po co robimy ten projekt

Projekt robimy po to, żeby poprzez zaplanowane i zrealizowane działania osiągnąć określony efekt. Tak efekt, nie rezultat – niestety w ramach posługiwania się metodą niektóre rzeczy mają swoje określone nazwy i pomimo tego, że zgodnie ze słownikiem wyrazów bliskoznacznych znaczą to samo, to dla nas są to dwie różne rzeczy.

Efekty projektu to najszersza kategoria, która zawiera w sobie wszystkie rzeczy, które powstaną w ramach projektu, wszystkie usługi i konsekwencje realizacji naszych projektowych działań. Jeśli chcemy zapytać kogoś o to co przyniesie jego projekt, to powinniśmy pytać o efekty. I jeśli grantodawca chce się dowiedzieć po co ten projekt, to również powinien zapytać nas o efekty. Ale często pyta o co innego – o tym poniżej.

Efekty możemy podzielić na trzy rzeczy, które wynikają z siebie nawzajem:

  • produkty
  • rezultaty
  • wpływ (zwany także oddziaływaniem)

Produkty to wszystkie policzalne dobra i usługi, które powstaną w ramach naszego projektu. Liczba wydrukowanych materiałów szkoleniowych albo książek, liczba przeprowadzonych szkoleń, liczba przeprowadzonych konsultacji, liczba staży, liczba beneficjentów, które przeszły przez szkolenia, staże, konferencje, warsztaty, itp.

Rezultaty to wszystkie natychmiastowe i bezpośrednie korzyści, jakie beneficjencji odnieśli z uczestniczenia w projekcie, a konkretniej w danym produkcie. Rezultatem może być na przykład podniesienie poziomu wiedzy lub nauczenie się nowych rzeczy czy zmiana postaw beneficjentów. Rezultaty możemy podzielić na 2 dalsze grupy:

  • Rezultaty twarde – łatwe do zmierzenia: wzrost wiedzy i umiejętności wśród beneficjentów, mierzony np. poprzez testy, certyfikację subiektywne odczucia uczestników;
  • Rezultaty miękkie – trudne do zmierzenia i wkurzające przez to menedżerów: zmiana postaw beneficjentów, przełamanie barier, zwiększenie motywacji, zwiększenie zainteresowania jakimś tematem (no, a teraz spróbujcie to zmierzyć…);

Wpływ to długofalowy efekt tego, że beneficjenci naszego projektu znajdą się z powrotem w swoich środowiskach. Wpływ określa się naprawdę długofalowo i najczęściej wyjeżdża on znacząco poza datę końca naszego projektu. Wpływ zwykle określamy jako przypuszczenie, bo tak naprawdę po zakończeniu projektu nie będziemy mieli żadnych mechanizmów, które pozwolą go nam zmierzyć. Będziemy mogli go co najwyżej obserwować. Jedyne co podpowiada nam, że wpływ będzie taki jak zakładamy, to logika całego projektu i dobranie odpowiednich działań.

Jeśli w opisie problemu w naszym wniosku zwróciliśmy uwagę na jakąś niedogodność, to właśnie wpływ ma tę niedogodność niwelować.

Jak się w tym nie pogubić

Jest prosty sposób, żeby pilnować powyższej logiki i żeby pisać naprawdę dobre projekty. Po pierwsze musimy pamiętać, że:

Przez produkty osiągamy rezultaty, przekładające się na określony wpływ.

To znaczy, że na przykład:

Przez szkolenie (produkt) osiągamy nowe kompetencje beneficjentów (rezultat), przekładające się na łatwiejsze odnalezienie się ich na rynku pracy (wpływ).

Proste? Nie? No to teraz będzie proste. Efekty rozpisujemy osobno do każdego z działań zaplanowanych w projekcie.

Załóżmy, że mamy prosty projekt dla młodzieży. Mamy grupę aktywnych osób, które chętnie uczestniczą w działaniach, ale jakoś nie garną się do ich samodzielnej realizacji. Z rozmów z nimi (diagnoza) wyszło nam, że nie czują się pewnie, bo nie maja wystarczającej wiedzy w tym zakresie oraz nie czują się dobrze w swojej grupie bo prawie się nie znają (problemy). Postanowiliśmy więc zorganizować im sesje integracyjną i szkolenie z zakresu zarządzania projektem (działania). Nasz projekt będzie miał następujące efekty:

  • do działania integrującego
    (przez) produkt: sesja integracyjnych gier i zabaw
    (osiągamy) rezultat: lepsze poznanie się i wytworzenie więzi między członkami grupy (rezultat miękki)
    (przekładające się na) wpływ: powstanie zespołu, podział ról zespołowych
  • do działania szkoleniowego
    (przez) produkt: organizacje szkolenia
    (osiągamy) rezultat: zwiększenie wiedzy w zakresie budowy i realizacji projektów
    (przekładające się na) wpływ: powstanie nowych inicjatyw budowanych i realizowanych samodzielnie przez młodzież

To jakie są produkty projektu? A jakie są rezultaty?

Najczęstsze błędy we wnioskach

Nie chodzi mi o te błędy, które robimy my. Ale o błędy, które naprawdę istnieją w formularzach wniosków i które są trochę na bakier z matryca logiczną. Ktoś wiedział, że dzwoni, ale nie do końca wiedział w którym kościele…

Efekty ≠ Rezultaty

Jak ktoś w formularzy wniosku oczekuje wpisania „rezultatów”, a nigdzie nie wspomina o produktach, to zapewne chodzi mu o efekty, czyli tak naprawdę o wszystko: produkty, rezultaty i wpływ. Koronnym przykładem jest wzór oferty realizacji zadania publicznego.

Rezultaty twarde ≠ Produkty

Coś co pozostało po funduszach europejskich i co nieźle mąci ludziom w głowach. Rezultaty twarde, to nie liczba konferencji. Liczba konferencji to produkt. My to wiemy, ale ci, którzy powielają ten błąd po kolejnych PO KLowych szkoleniach chyba nie do końca wiedzą o co chodzi. Najlepiej jest sprawdzić „co grantodawca miał na myśli”.

Gdzie jest wpływ?

Czasami w ogóle zapomniane w formularzu wniosku. Czasami ukryte w bardzo ciekawych miejscach – na przykład w punktach dotyczących trwałości wniesionych zmian, albo dla zmyłki nazwane długofalowymi efektami projektu.

Nasze najczęstsze błędy

Trochę się naczytałem wniosków – zarówno podczas konsultacji jak i ich oceniania. Głównym spostrzeżeniem jakie mam, to fakt, że niektórzy idą na ilość, a nie na jakość. Produkty opisujące ilość odwiedzonych restauracji, albo rezultaty na poziomie wydanych obiadów nie mówią nic o projekcie, który jest projektem edukacyjnym. Tak samo nie mówi nic ilość wydanych długopisów… Jeśli nie wiecie, czy nie za bardzo się rozdrabniacie, to zróbcie prosty test logiczny. Zadajcie sobie pytanie:

Czy robię ten projekt żeby (tu wstaw produkt lub rezultat)?

Jak wasza odpowiedź będzie przecząca, to odpuście sobie wpisywanie. Ja wiem, i gwarantuję, że inni oceniający tez wiedzą, że podczas projektu angażującego ludzi muszą oni mieć czym i na czym pisać i powinni zostać nakarmieni – zresztą to będzie widoczne w opisie działań i budżecie. Jedyna mi znana instytucja, gdzie chcą czytać o nakarmionych ludziach w „efektach” ma swoje własne wytyczne dotyczące raportowania.

Druga rzecz, to rezultaty, które nie przekładają się na oczekiwane oddziaływanie – czyli działania nie rozwiązują problemu, który przecież organizacja chce rozwiązać poprzez projekt. Takie rzeczy niestety się zdarzają i pokazują, że projekt jest źle i nielogicznie skonstruowany. I najczęściej dostaje tak niskie noty żeby odpadł, bo inwestycja w niego oznacza niepotrzebne wydanie pieniędzy, bo prowadzi do nikąd…

Podsumowanie

Zarządzanie projektem bazuje na łatwej, prostej i ekstremalnie logicznym narzędziu, w którym każda rzecz wypływa z poprzedniej. Jedną z nich jest przełożenie celów na efekty – produkty, rezultaty i oddziaływanie. Metoda na początku wydaje się być trudna, ale łatwo ją oswoić. Ma jedną wadę – w swojej logice natrafia na poważne problemy we wpisaniu w nielogicznie tworzone formularze wniosków. Polecam się jej nauczyć, chociaż gwarantuje, że na początku wywróci wam ona spojrzenie na wasze projekty.

Źródła

Do niniejszego wpisu korzystałem ze świetnej (moim zdaniem) publikacji wydanej przez MEN, ale idealnie pasującej także do naszych pozarządowych działań. Polecam: ABC wskaźników w projektach edukacyjnych – poradnik dla piszących i oceniających wnioski [edycja 2017-03-18 – poprawiony link do dokumentu – poprzedni się zmienił po zmianach na stronie MEN].

Zobacz też

Na blogu pisałem już o przygotowaniu wniosku:

CC BY-NC-SA 4.0 Produkt, rezultat, efekt, oddziaływanie – czym to jeść? by Karol Krzyczkowski is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.

One Comment

  1. Lukas
    Lukas 9 czerwca 2015

    Dobry tekst. Wciąż jeszcze praktyka projektowa i realia wniosek/sprawozdanie odbiegają od siebie i dlatego tak łatwo stracić logikę w działaniu.

    Brawo za pomysł blog – na pewno zajrzę częściej. Pozdrawiam pana Karola.

    PS: link do publikacji – bezcenny 😉

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: